व्यापार वार्ता आधुनिक व्यापार के मुख्य घटकों में से एक है। उनकी सफलता पर बहुत कुछ निर्भर करता है - कंपनी का विकास, नए ग्राहकों और भागीदारों का आकर्षण और निश्चित रूप से, प्रबंधकों का वेतन। जितनी जल्दी एक नौसिखिया कर्मचारी महत्वपूर्ण व्यावसायिक बैठकों में सही ढंग से व्यवहार करना सीखता है, उतनी ही जल्दी वह प्रबंधन की कृतज्ञता अर्जित करेगा और कैरियर की सीढ़ी के शीर्ष पर एक टिकट प्राप्त करेगा।
व्यापार वार्ता की तैयारी: आपको पहले से क्या जानने और करने की आवश्यकता है
एक महत्वपूर्ण बैठक की तैयारी में एक अनुभवी प्रबंधक को स्वयं वार्ताओं की तुलना में लगभग अधिक समय लगता है। बातचीत को ठीक से संचालित करने और संभावित भागीदारों और ग्राहकों की रुचि के लिए, आपको न केवल यह जानना होगा कि आपकी अपनी कंपनी क्या कर रही है। पार्टनर या क्लाइंट की कंपनी का अध्ययन करना बहुत जरूरी है। आपको यह पता लगाना होगा कि कंपनी क्या करती है, वह किस उत्पाद का उत्पादन करती है, उसके पास कितने ब्रांड हैं। एक व्यावसायिक बातचीत में, यह सब बहुत महत्वपूर्ण है।
महत्वपूर्ण बातचीत से पहले, एक ब्रांड बुक तैयार करना आवश्यक है - एक छोटी पुस्तिका जो संगठन द्वारा की जाने वाली हर चीज के बारे में रंगीन रूप से बताती है। बहुत अधिक टेक्स्ट नहीं होना चाहिए - केवल सबसे आवश्यक जानकारी। अधिक चित्रों को जोड़ना बेहतर है - निर्मित उत्पाद की तस्वीरें, लाभ वृद्धि चार्ट, आदि। स्पष्टता के लिए पुस्तिका की आवश्यकता है, और बड़ी मात्रा में जानकारी को शब्दों में व्यक्त करना बेहतर है।
ब्रांड बुक के अलावा, आप अपने वार्ताकारों को कंपनी के बारे में एक लघु फिल्म दिखा सकते हैं और एक प्रस्तुति दे सकते हैं जिसमें सहयोग के मुख्य लाभ प्रस्तुत किए जाएंगे। बातचीत के बाद, सभी सामग्रियों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में भागीदारों या ग्राहकों को हस्तांतरित करना बेहतर होता है ताकि वे एक बार फिर अपने कार्यालय में उनसे खुद को परिचित कर सकें और प्रबंधन को बातचीत का विषय अधिक सक्षम रूप से प्रस्तुत कर सकें।
बातचीत: किसके लिए तैयार रहना है
यदि व्यावसायिक बैठक की तैयारी सही ढंग से और सही मात्रा में की गई, तो सबसे अधिक संभावना है कि वार्ता में कोई आश्चर्य नहीं होगा। हालांकि, यह इस तथ्य की तैयारी के लायक है कि संभावित ग्राहक और भागीदार बहुत सुविधाजनक प्रश्न नहीं पूछेंगे। उदाहरण के लिए, उनके साथ एक सामान्य प्रोफ़ाइल की अन्य कंपनियों के साथ सहयोग के बारे में। इस मामले में, अपने आप को सामान्य वाक्यांशों तक सीमित रखना बेहतर है। प्रतिस्पर्धियों के बारे में प्रकट की गई व्यावसायिक जानकारी न केवल उनके व्यवसाय, बल्कि घरेलू कंपनी को भी नुकसान पहुंचा सकती है। अत्यधिक बातूनीपन के कारण ग्राहकों और भागीदारों को खोना बहुत आसान है।
यदि व्यावसायिक बैठक कंपनी के परिसर में होती है, तो मेजबान देश को पहले पेश किया जाता है। फिर - बातचीत में आए मेहमान। उसके बाद, यह चाय या कॉफी की पेशकश के लायक है, पहले से तैयार सामग्री वितरित करना और बैठक के विषय पर चर्चा करना शुरू करना। पहला चरण - कंपनी, उसकी सेवाओं और उत्पादों को जानना - देरी करने की आवश्यकता नहीं है। 10-15 मिनट काफी है। उसके बाद, यदि मेहमानों के पास कोई प्रश्न नहीं है, तो आप सहयोग के संभावित विकल्पों के बारे में जानकारी के लिए सीधे जा सकते हैं।
अगर बातचीत लंबी चली है, तो बेहतर होगा कि एक-डेढ़ घंटे में ब्रेक लें। अपने वार्ताकारों को पेय और अल्पाहार की पेशकश करें। 10-15 मिनट के बाद, आप बातचीत जारी रख सकते हैं।
यदि यह स्पष्ट हो जाता है कि अतिथि अभी भी सहयोग करने में अत्यधिक रुचि नहीं ले रहे हैं, तो उन्हें यह साझा करने के लिए कहें कि वे आदर्श साझेदारी को कैसे देखेंगे। उसके बाद, कंपनी को उस प्रकाश में प्रस्तुत करने का प्रयास करें जो वार्ताकारों के लिए सबसे अधिक फायदेमंद हो। वार्ता सफल वार्ता का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। भागीदारों और ग्राहकों को यह महसूस नहीं होना चाहिए कि सब कुछ पहले ही तय हो चुका है। उन्हें यह दिखाने की आवश्यकता है कि एक सफल सहयोग के लिए उनकी राय अत्यंत महत्वपूर्ण और बहुत महत्वपूर्ण है।
यदि बातचीत चल रही है, लेकिन फिर भी कुछ नहीं होता है, तो डेढ़ सप्ताह में एक और बैठक निर्धारित करें। सबसे अधिक संभावना है, वार्ताकारों को स्वतंत्र निर्णय लेने का अधिकार नहीं है, उन्हें प्रबंधन से परामर्श करने की आवश्यकता है।और अगली बार, यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि न केवल प्रबंधक वार्ता में आते हैं, बल्कि एक प्रमुख कर्मचारी भी है जिसे अंतिम "हां" या "नहीं" कहने का अधिकार है।
बातचीत का विश्लेषण
बातचीत के दौरान, एक नोटबुक में चिह्नित करना आवश्यक है, जिसके कारण वार्ताकारों की सबसे विशद प्रतिक्रिया हुई - सकारात्मक और नकारात्मक दोनों। यह विश्लेषण करने में मदद करेगा कि अगली बैठक के दौरान किस पर ध्यान केंद्रित किया जाए, और दोनों कंपनियों के लिए अधिकतम लाभ के साथ सहयोग कैसे आगे बढ़ाया जाए। इस प्रकार, आप क्लाइंट और पार्टनर गतिविधियों की पेशकश न करके कीमती समय बचा सकते हैं जो उनके लिए पूरी तरह से अनिच्छुक हैं और इस तथ्य पर उनका ध्यान केंद्रित करते हैं कि उत्पादक सहयोग की मात्रा को बढ़ाया जा सकता है और निस्संदेह लाभ लाया जा सकता है।
