एक सेवा पत्र मेल के माध्यम से तीसरे पक्ष को सूचित करने का एक सामान्य तरीका है। इसका उपयोग तब किया जाता है जब साथी को महत्वपूर्ण जानकारी के हस्तांतरण की लिखित पुष्टि करना आवश्यक हो या जब अन्य प्रकार के संचार का उपयोग करना असंभव हो। इस दस्तावेज़ में कई किस्में हैं, लेकिन ऐसे सामान्य नियम हैं जिन्हें ऐसा पत्र तैयार करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए।
ज़रूरी
लेटरहेड लेटरहेड।
निर्देश
चरण 1
आरंभ करने के लिए, अपने संगठन का लेटरहेड विशेष रूप से इन पत्रों के लिए तैयार करवाएं। मानक लेटरहेड से इसका मुख्य अंतर बैंक विवरण के साथ डाक विवरण की उपस्थिति है। यदि आपके उद्यम में ऐसा नहीं है, तो अपना स्वयं का संस्करण तैयार करें। यहां लोगो लगाएं और संचार के लिए संगठन का नाम, बैंक विवरण, डाक पता, टेलीफोन, फैक्स और ई-मेल इंगित करें।
चरण 2
ऊपरी दाएं कोने में, पत्र का पता (कंपनी का नाम, डाक पता, स्थिति, प्रमुख का पूरा नाम) इंगित करें। यदि पत्र कई संगठनों को संबोधित किया जाता है, तो उनके पते एक के बाद एक रखे जाते हैं, लेकिन एक पंक्ति में चार से अधिक नहीं और नेताओं को निर्दिष्ट किए बिना। अब सीधे पत्र के पाठ पर जाएं, क्योंकि यह दस्तावेज़ अपना नाम नहीं लिखता है (कार्यों, ज्ञापनों आदि के विपरीत)। इसके बजाय, आप पत्र के विषय को संक्षेप में बता सकते हैं, आपकी अपील का सार - "देर से भुगतान के बारे में", "शर्तों को बदलने के बारे में", आदि।
चरण 3
पत्र का पाठ व्यावसायिक शैली में होना चाहिए। महत्वपूर्ण जानकारी देते समय भ्रम से बचने के लिए सार को यथासंभव संक्षिप्त और सटीक रूप से बताएं। एक पत्र को एक मुद्दे को संबोधित करना चाहिए। अपने और अपने साथी के बीच की सभी समस्याओं को एक पत्र में हल करने का प्रयास न करें। प्रत्येक पर अलग से विचार किया जाना चाहिए, क्योंकि अलग-अलग कलाकार हो सकते हैं और, इसके अलावा, यह उन विवादों की स्थिति में महत्वपूर्ण हो सकता है जिनके लिए अदालत में निर्णय की आवश्यकता होती है। तदनुसार, एक पृष्ठ से आगे पत्र की मात्रा को प्रदर्शित नहीं करना सबसे अच्छा है।
चरण 4
अंत में, परिशिष्ट अनुभाग में किसी भी अतिरिक्त दस्तावेज़ को सूचीबद्ध करें। प्रबंधक के हस्ताक्षर के लिए एक जगह छोड़ दें और उसके हस्ताक्षर को कोष्ठक (उपनाम, आद्याक्षर) में समझें। संचार के लिए कलाकार का पूरा नाम और कार्यालय का फोन नंबर बताना सुनिश्चित करें। अपने पर्यवेक्षक के साथ मूल दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करें और अपने संगठन सचिव के साथ एक आउटबाउंड दस्तावेज़ के रूप में पत्र पंजीकृत करें।
