एक सम्मेलन आयोजित करने के लिए सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता होती है। इस प्रक्रिया को चरणों में विभाजित करके, आप घटना के उच्च स्तर पर श्रम लागत को कम कर सकते हैं।
ज़रूरी
शहर, टेलीफोन के लिए इंटरनेट एक्सेस और सहायता कार्यक्रमों के साथ कंप्यूटर।
निर्देश
चरण 1
सम्मेलन के विषय, संभावित प्रतिभागियों की संख्या, समय और व्याख्याताओं पर निर्णय लें। बोलने के लिए सहमति प्राप्त करने के लिए व्याख्याताओं के साथ बातचीत।
चरण 2
विषय और प्रतिभागियों की नियोजित संख्या के आधार पर, सम्मेलन स्थलों के लिए विकल्पों का चयन करना आवश्यक है। ये संस्कृति के घर, होटलों के सम्मेलन हॉल, रेस्तरां, मनोरंजन केंद्र और बहुत कुछ हो सकते हैं। चयन इंटरनेट और विभिन्न शहर निर्देशिकाओं पर एक खोज के माध्यम से किया जाता है, प्राप्त आंकड़ों के आधार पर, संभावित स्थानों की एक तालिका बनाई जाती है, जिसमें नाम, पता, फोन नंबर, स्थानों की संख्या, लागत और उपलब्धता का संकेत मिलता है। आवश्यक उपकरण (उदाहरण के लिए, एक प्रोजेक्टर, स्क्रीन, माइक्रोफोन)।
चरण 3
संभावित स्थानों के परिणामी डेटाबेस को कॉल करें और स्पष्ट करें, यदि संभव हो तो, वांछित दिनों पर, किराए की लागत, अतिरिक्त सेवाओं की उपलब्धता (उदाहरण के लिए, एक बुफे टेबल का आयोजन)। नतीजतन, एक स्थान और तारीख चुनें।
चरण 4
सम्मेलन के लिए एक कॉर्पोरेट शैली विकसित करें (प्रतीक, नारा, रंग, आदि) और आवश्यक उत्पादों (ब्रांडेड नोटबुक, पेन, निमंत्रण, टी-शर्ट, और बहुत कुछ) पर निर्णय लें। स्मारिका कंपनियों में घटना के लिए उत्पादों का ऑर्डर करें। साथ ही नियोजित कार्यक्रम भी बनाएं।
चरण 5
संभावित प्रतिभागियों को लेटरहेड पर ई-मेल द्वारा या एक कूरियर / मेल का उपयोग करके एक गैर-मानक समाधान के माध्यम से निमंत्रण भेजें (उदाहरण के लिए, एक डिज़ाइन कार्डबोर्ड पर कपड़े से बने फूल के रूप में फ्लोरिस्ट्री पर एक सम्मेलन के लिए)।
चरण 6
प्रतिभागियों का पंजीकरण, कार्यक्रम का विवरण, स्थानांतरण में सहायता और आवास का चयन (यदि आवश्यक हो)। बुफे टेबल, फोटोग्राफी आदि के आयोजन के लिए उपठेकेदारों के साथ काम करना।
चरण 7
घटना की पूर्व संध्या पर, हॉल की तैयारी की जाँच करें - उपकरण, स्मृति चिन्ह, एक बुफे टेबल का संगठन और बहुत कुछ।
चरण 8
घटना के दौरान, उप-ठेकेदारों के काम का समन्वय करना आवश्यक है: प्रमोटर, खानपान सेवाएं, फोटोग्राफर और बहुत कुछ।
चरण 9
सम्मेलन के बाद, घटना में भाग लेने के लिए लेटरहेड आभार पर एक ई-मेल भेजें, आप प्रतिक्रिया के लिए पूछ सकते हैं।
