संगठन के सभी दस्तावेजों को ठीक से संग्रहित किया जाना चाहिए। एक स्पष्ट प्रणाली आपको तुरंत कागज के सही टुकड़े को खोजने की अनुमति देती है। कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के अपने भंडारण नियम होते हैं, उदाहरण के लिए, ऑर्डर के लिए।
ज़रूरी
फ़ोल्डर्स, बक्से, कागज, कंप्यूटर।
निर्देश
चरण 1
एक ऑर्डर लॉग बनाएं जहां संगठन के सभी ऑर्डर रिकॉर्ड किए जाएंगे। पत्रिका अनिवार्य रूप से बाध्य और क्रमांकित होनी चाहिए, जिसमें पोस्टस्क्रिप्ट या पृष्ठों को हटाना शामिल नहीं है।
चरण 2
जर्नल में कुछ कॉलम होने चाहिए। कॉलम की अनुमानित सामग्री इस प्रकार हो सकती है: एक कॉलम जहां प्रविष्टि की संख्या क्रम में इंगित की गई है, ऑर्डर की तारीख वाला कॉलम, ऑर्डर के सारांश वाला कॉलम, ऑर्डर नंबर वाला कॉलम, कॉलम जहां कर्मचारी इस आदेश से परिचित होने पर एक छाप छोड़ता है। इसके अतिरिक्त, ऑर्डर के स्थान (फ़ोल्डर्स या बॉक्स) को इंगित करते हुए एक कॉलम जोड़ा जा सकता है।
चरण 3
सभी आदेशों को फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध किया जाना चाहिए: कर्मचारियों के प्रवेश और बर्खास्तगी के आदेश (कार्मिक आदेश), आदेश जो कर्मचारी प्रोत्साहन को दर्शाते हैं, उन्हें व्यावसायिक यात्राओं और छुट्टियों पर भेजना, संगठन की मुख्य गतिविधियों को दर्शाते हुए आदेश। यदि आदेशों की अवधारण अवधि उत्कृष्ट है, तो उनके लिए अलग फ़ोल्डर बनाए जाते हैं।
चरण 4
ऑर्डर स्टोरेज सिस्टम स्पष्ट, व्यवस्थित होना चाहिए और ऑर्डर को सौंपे गए नंबरों की निरंतरता सुनिश्चित करना चाहिए। यह विशेष रूप से सच है जब काम के लिए आदेश वापस ले लिया जाता है। यह अनुशंसा की जाती है कि आप भ्रम से बचने के लिए जब्त किए गए आदेश की एक फोटोकॉपी बना लें।
चरण 5
सभी आदेश संगठन के लेटरहेड पर मुद्रित होने चाहिए। इस मामले में, आदेश पर मुहर की आवश्यकता नहीं है। यदि आदेश एक सादे कागज़ पर छपा हुआ है तो उस पर संस्था की मुहर अवश्य होनी चाहिए।
चरण 6
यदि उद्यम ने आदेशों को संग्रहीत करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली को अपनाया है, तो यह पूरे संगठन में एक समान होना चाहिए। जिन कर्मचारियों को इन दस्तावेजों पर अपने हस्ताक्षर करने का अधिकार है, उनके पास इलेक्ट्रॉनिक आदेशों तक पहुंच होनी चाहिए। इस मामले में ईडीएस (इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर) का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक है। किसी भी मामले में ऑर्डर लॉग को प्रिंट करने की अनुशंसा की जाती है।
