एक सचिव एक कार्यालय कर्मचारी होता है जिसके कर्तव्यों में फोन कॉल प्राप्त करना, कंप्यूटर के साथ काम करना जानना, लोगों से संवाद करना, व्यावसायिक रिकॉर्ड रखना और बहुत कुछ शामिल है। सचिव के पेशे के बारे में कई मिथक हैं - लेकिन एक अच्छा सचिव वास्तव में क्या है?
बुनियादी कौशल
एक सचिव के रूप में काम करने के लिए, एक उच्च शिक्षण संस्थान के डिप्लोमा की आवश्यकता नहीं है - विशेष पाठ्यक्रम काफी हैं, जहां भविष्य के सचिव व्यावसायिक संचार और शिष्टाचार, गति पढ़ने, कार्यालय का काम, व्यावहारिक मनोविज्ञान, आशुलिपि और टाइपिंग सीखते हैं। इसके अलावा, पाठ्यक्रम 1 सी में काम करने की मूल बातें सिखाते हैं, और यह भी सिखाते हैं कि मिनी-एटीएस और कार्यालय उपकरण का उपयोग कैसे करें। इन सभी कौशलों के बिना, एक सचिव को एक अच्छा कार्यकर्ता नहीं माना जा सकता है।
एक अच्छे सचिव के लिए अन्य लोगों के मनोविज्ञान की सूक्ष्म धारणा और विभिन्न तनावों के प्रति प्रतिरोधी होना भी बहुत जरूरी है।
चूंकि सचिव फर्म का व्यवसायिक व्यक्ति होता है, इसलिए उसके पास एक सुखद उपस्थिति, शैली की भावना और अच्छा स्वाद होना चाहिए। सुंदर कपड़े पहनने, समाज में व्यवहार करने और सक्षम रूप से बोलने की क्षमता के बिना, सचिव उस कंपनी के ग्राहकों के बीच एक अच्छा प्रभाव नहीं बना पाएगा जिसमें वह काम करता है - इसलिए, कंपनी की छवि बराबर नहीं होगी। वास्तव में, एक अच्छे सचिव का मुख्य कार्य अपने बॉस और पूरे कार्यालय के काम को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करना है।
पेशे की विशेषताएं
बहुत से लोग मानते हैं कि एक सचिव का काम कॉफी बनाना, हस्ताक्षर के लिए दस्तावेज जमा करना और कॉल का जवाब देना है। यह एक भ्रम है - इस पेशे के कर्तव्यों में रिसेप्शन के काम की निगरानी करना, व्यावसायिक पत्राचार करना, विभिन्न कार्यालय और शाखा रहित कार्यक्रमों में भाग लेना और घबराए हुए ग्राहकों के साथ संवाद करना शामिल है। इसके अलावा, एक अच्छा सचिव अक्सर एक कार्यालय प्रबंधक और यहां तक कि एक मनोवैज्ञानिक के रूप में कार्य करता है जो टीम में स्थिति को शांत करने में सक्षम होगा।
अक्सर, कार्यकारी सचिवों को "ग्रे कार्डिनल्स" कहा जाता है क्योंकि वे कंपनी के काम और बॉस के फैसलों को अदृश्य रूप से प्रभावित करने में सक्षम होते हैं।
अक्सर, महिलाएं सचिव बन जाती हैं, क्योंकि वे भावनात्मक रूप से अधिक लचीली और लचीली होती हैं। इसके अलावा, वे अधिक संवेदनशील होते हैं - बॉस और टीम के मूड को कैप्चर करने से उनके काम में बहुत मदद मिलती है। यदि सचिव काफी चतुर और पेशेवर है, तो प्रबंधक सलाह के लिए उसके पास जा सकता है और उसकी बात सुन सकता है। यह सचिव है जो अपने कार्यस्थल को अच्छी तरह से व्यवस्थित करके और समय पर उसकी जरूरत की जानकारी पहुंचाकर बॉस के काम को सुगम बना सकता है। उसी समय, सचिवों के पास करियर की वृद्धि नहीं होती है, क्योंकि एक अच्छा कार्यकारी सहायक सोने में अपने वजन के लायक होता है। हालांकि, परिणामस्वरूप, सचिव को व्यावसायिक प्रक्रियाओं का अमूल्य अनुभव और ज्ञान प्राप्त होता है, जो भविष्य में उसे दूसरे पेशे में करियर शुरू करने में मदद कर सकता है।
