एक सम्मेलन को एक विस्तारित बैठक बुलाने की प्रथा है जिसमें कई संगठनों के प्रतिनिधि भाग लेते हैं। सम्मेलन विभागीय, क्षेत्रीय, क्षेत्रीय, अंतरक्षेत्रीय, अंतर्राष्ट्रीय हो सकते हैं। वे विभिन्न, लेकिन विषयगत रूप से संबंधित समस्याओं पर चर्चा करते हैं। कुछ मामलों में, यह सम्मेलन का निर्णय है जो संगठन की विकास रणनीति को निर्धारित करता है। कोई भी शिक्षित व्यक्ति इस तरह का आयोजन कर सकता है, लेकिन कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए।
ज़रूरी
- - प्रतियोगियों की सूची;
- - भाषणों का सारांश;
- - दृश्य सामग्री;
- - तकनीकी साधन।
निर्देश
चरण 1
प्रतिभागियों की सूची बनाएं। आमतौर पर, वक्ताओं को आगामी सम्मेलन के बारे में अग्रिम रूप से सूचित किया जाता है, उन्हें अपने समझौते की पुष्टि करनी चाहिए और रिपोर्ट के विषय को सूचित करना चाहिए। कभी-कभी शर्तों के लिए रिपोर्ट के पाठ या कम से कम एक सारांश के प्रावधान की आवश्यकता होती है। सामग्री की जाँच करें।
चरण 2
नियमों पर निर्णय लें। यह इस बात पर निर्भर करता है कि सम्मेलन कितने समय तक चलेगा, वक्ताओं की संख्या के साथ-साथ काम के रूपों पर भी। क्या केवल पूर्ण सत्र की परिकल्पना की गई है या कार्य का एक भाग अनुभागों में आयोजित किया जाएगा? दूसरे विकल्प में, रिपोर्ट के लिए अधिक समय आवंटित किया जा सकता है।
चरण 3
सह-प्रस्तुतिकरण और प्रश्नों के उत्तर देने के लिए समय निकालना सुनिश्चित करें। प्रश्नों के रूप पर निर्णय लें। प्रस्तुति के तुरंत बाद प्रतिभागी उनसे मौखिक रूप से पूछ सकते हैं। फिर आपको अतिरिक्त माइक्रोफ़ोन का ध्यान रखना चाहिए। प्रश्न लिखित रूप में भी प्रस्तुत किए जा सकते हैं, फिर आपको उस जगह के बारे में सोचने की जरूरत है जहां श्रोता नोट्स डालेंगे। आप कुछ प्रश्नों को पहले से तैयार कर सकते हैं।
चरण 4
एजेंडा बनाओ। भाषणों का क्रम भिन्न हो सकता है, यह विषय पर निर्भर करता है, लेकिन किसी भी मामले में, सम्मेलन की शुरुआत में सामान्य मुद्दों पर चर्चा करना बेहतर है, और फिर विवरण पर आगे बढ़ें। हर डेढ़ से दो घंटे के काम के बाद, एक छोटा ब्रेक प्रदान करें (कॉफी ब्रेक का आयोजन करना एक अच्छा विचार है), और बीच में - एक लंबा ब्रेक, जिसके दौरान प्रतिभागी आराम कर सकते हैं और दोपहर का भोजन कर सकते हैं। यदि सम्मेलन छोटा है (उदाहरण के लिए, फिर से चुनाव), तो लंबे ब्रेक आवश्यक नहीं हैं।
चरण 5
तकनीकी साधनों की स्थिति की जाँच करें। अपने कंप्यूटर और वीडियो प्लेयर की जाँच करें। प्रस्तुतकर्ताओं से पूछें कि उन्हें कौन से उपकरण चाहिए और कौन से कार्यक्रम होने चाहिए। प्रस्तुतकर्ताओं से सम्मेलन से पहले दृश्य प्रदान करने के लिए कहें। यह बहुत अच्छा है अगर कंप्यूटर के साथ काम करने वाले व्यक्ति के पास यह सूची हो कि कब कौन सा प्रेजेंटेशन देना है। सम्मेलन से पहले, जांचें कि क्या सभी वक्ता आ गए हैं, क्या विषय में कोई बदलाव है।
चरण 6
अपनी प्रारंभिक टिप्पणियों के बारे में सोचें। आपको प्रतिभागियों के स्वागत के लिए कुछ शब्द कहने की जरूरत है, यह बताएं कि सम्मेलन किस घटना के लिए समर्पित है, प्रक्रिया, नियम। रिपोर्टिंग और चुनाव सम्मेलन शुरू होने से पहले, मतगणना आयोग के अध्यक्ष को मंजिल दें, जो यह बताना होगा कि कितने प्रतिनिधि थे और कितने उपस्थित थे। यदि कुछ गायब हैं, तो कार्यक्रम शुरू करने का सुझाव दें। कभी-कभी इस समय किसी राज्य या अंतर्राष्ट्रीय संगठन का गान गाना उचित होता है। अध्यक्ष, सचिव, मतगणना और संपादकीय आयोग चुनने का प्रस्ताव। कई मामलों में, सूचियां पहले से तैयार की जा सकती हैं। इसके अलावा, कार्यक्रम का नेतृत्व अध्यक्ष द्वारा किया जा सकता है, जो मसौदा एजेंडा की घोषणा करता है (शुरू होने से पहले इसे टाइप करना और प्रिंट करना बेहतर है)। सबसे पहले, मसौदे को अपनाया जाता है, फिर उसमें बदलाव और परिवर्धन किए जाते हैं, जिसके बाद एजेंडा को समग्र रूप से अनुमोदित किया जाता है।
चरण 7
सम्मेलन के दौरान, प्रस्तुतकर्ता, चाहे वह अध्यक्ष हो या न हो, को लगातार कमरे में रहना चाहिए। यह वह है जो संगठनात्मक मुद्दों को तय करता है जैसे वे उठते हैं। यदि आपको अभी भी छोड़ने की आवश्यकता है, तो अपनी जिम्मेदारियों को समान विचारधारा वाले लोगों में से किसी को सौंप दें।
चरण 8
सम्मेलन आमतौर पर किसी प्रकार के निर्णय को अपनाने के साथ समाप्त होता है। अध्यक्ष मसौदे का पाठ पढ़ता है, दर्शक परिवर्तन और परिवर्धन करता है, संपादकीय समिति उनका परिचय देती है, जिसके बाद निर्णय को मंजूरी दी जाती है।
