वैज्ञानिक सम्मेलन उनके फोकस और दायरे में भिन्न होते हैं। अगर हम किसी संस्थान को लें तो कम से कम हर हफ्ते ऐसे आयोजन हो सकते हैं, लेकिन इस संगठन के ढांचे के भीतर ही। लेकिन अधिक महत्वपूर्ण घटनाओं के लिए चरण-दर-चरण एल्गोरिदम है जिसमें आपको बहुत सारे विवरणों को ध्यान में रखना होगा।
ज़रूरी
- - योजना;
- - घर;
- - लेखन सामग्री;
- - पोस्टर;
- - मल्टीमीडिया उपकरण;
- - माइक्रोफोन;
- - हैंडआउट्स;
- - मेज एवं कुर्सियाँ;
- - मेज़पोश;
- - दस्तावेजों के साथ फ़ोल्डर्स;
- - पीने का पानी और कप।
निर्देश
चरण 1
सम्मेलन के विषय पर निर्णय लें। सामान्य तौर पर, आपकी वैज्ञानिक बैठक को सफल बनाने के लिए, आपको सम्मेलन के मुख्य विचार के बारे में ध्यान से सोचने की आवश्यकता है। विषय प्रासंगिक, संक्षिप्त और न केवल वक्ताओं के लिए, बल्कि दर्शकों के लिए भी रुचि का होना चाहिए। आखिर ऐसे आयोजनों में सबसे महत्वपूर्ण चीज दोनों पक्षों का हित होता है। तो एक छोटे, उपयोगी विषय के साथ आने के लिए समान विचारधारा वाले लोगों का एक कॉलेज प्राप्त करें।
चरण 2
सभी प्रतिभागियों को पहले से सूचित करें। साथ ही, इस प्रकार के सम्मेलनों की सफलता वैज्ञानिक दुनिया में उच्च पदस्थ अतिथियों की उपस्थिति से निर्धारित होती है। बेशक, यह सब आपके सम्मेलन के आकार पर निर्भर करता है। किसी भी मामले में, जितने अधिक प्रतिष्ठित अतिथि आपके पास आएंगे, इस बैठक को आयोजित करना उतना ही दिलचस्प होगा। बैठक के उद्घाटन से कुछ महीने पहले, या एक साल पहले भी इसका ध्यान रखें! सभी मेहमानों को लिखित आमंत्रण भेजें।
चरण 3
एक स्पष्ट, चरण-दर-चरण सम्मेलन योजना बनाएं। अब पूरे आयोजन की योजना बनाना शुरू करें। अपने समान विचारधारा वाले लोगों को फिर से इकट्ठा करें और यह पता करें कि मिनट तक कब और क्या होना चाहिए। सभी गतिविधियों, उपस्थित लोगों और समय को एक कॉलम में सूचीबद्ध करें। सम्मेलन के दौरान छोटे ब्रेक लेना न भूलें: 2-3 होना चाहिए, और नहीं। इसे कई बार जांचें और समायोजन करें।
चरण 4
सभी सहायकों के बीच जिम्मेदारियों का वितरण करें। एक बार जब आपके पास सम्मेलन के लिए एक स्पष्ट योजना हो, तो सभी तैयारी गतिविधियों को कर्मचारियों और आयोजकों के बीच वितरित करें। सुनिश्चित करें कि सब कुछ समय पर किया जाता है।
चरण 5
सूचना और संसाधन प्रशिक्षण प्रदान करें। विचार करें कि सम्मेलन में उपस्थित लोगों और उपस्थित लोगों के लिए आपको किन हैंडआउट्स की आवश्यकता हो सकती है। वे बुकलेट, प्रिंटआउट, फोल्डर, माइक्रोफोन, पेन आदि हो सकते हैं। सभी को सहज महसूस कराएं और आयोजन का लाभ उठाएं।
चरण 6
कमरे को व्यवस्थित करें। बिना रोशनी वाले हॉल के सफल आयोजन संभव नहीं है। बेशक, यह सब दर्शकों की संख्या पर निर्भर करता है। यह महत्वपूर्ण है कि कमरा विशाल और काम करने के लिए अनुकूल हो। बैठने और अतिरिक्त सीटों की आवश्यक संख्या पहले से तैयार कर लें। फर्श, खिड़कियां साफ करें। सम्मेलन के सदस्यों के लिए टेबल लाओ। सभी आवश्यक उपकरण स्थापित करें: स्क्रीन, कंप्यूटर, प्रोजेक्टर, स्पीकर, माइक्रोफोन, आदि। आपको जिस चीज़ की आवश्यकता हो सकती है उसके लिए स्थिति देखें।
चरण 7
एक वैज्ञानिक सम्मेलन के भव्य उद्घाटन का जश्न मनाएं। इस आयोजन के आयोग के अध्यक्ष को मंजिल दें। फिर, मुख्य आयोजक के रूप में, सुनिश्चित करें कि सब कुछ समय पर चल रहा है।
