किसी भी संगठन में एक सम्मेलन एक अत्यंत महत्वपूर्ण घटना है। इसके लिए सावधानीपूर्वक तैयारी और निर्दोष कार्यान्वयन की आवश्यकता है। कोई भी बारीकियां आपकी कंपनी की छाप खराब कर सकती हैं। एक सफल सम्मेलन आयोजित करने के लिए बुनियादी सिद्धांत हैं जिन पर विचार किया जाना चाहिए।
ज़रूरी
कागज, इंटरनेट, पैसा
निर्देश
चरण 1
अपने लिए एक स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित करें। आपको इस सम्मेलन की आवश्यकता क्यों है? आखिर आप क्या पाना चाहते हैं? सम्मेलन का उद्देश्य कंपनी को विश्वसनीय व्यावसायिक संपर्क प्रदान करना, उसकी छवि में सुधार करना, निवेशकों को ढूंढना आदि हो सकता है। इसके आधार पर, एक निश्चित दिशा चुनी जाती है, जिसका पालन आयोजन की तैयारी और आयोजन की पूरी प्रक्रिया में किया जाना चाहिए। याद रखें कि लक्ष्य प्राप्त करने योग्य, मापने योग्य और वास्तविक समय विशेषताओं के साथ होना चाहिए।
चरण 2
घटना को एक नाम दें। यदि यह पहली बार नहीं है, तो नंबरिंग को इंगित करना न भूलें। नाम उज्ज्वल, आकर्षक, पेचीदा होना चाहिए। आपके लक्षित दर्शकों को सम्मेलन में दिलचस्पी होनी चाहिए।
चरण 3
एक स्पष्ट लक्षित दर्शकों को परिभाषित करें। अगर आप गलत लोगों को इसमें आमंत्रित करते हैं तो एक पूरी तरह से तैयार और संगठित सम्मेलन का भी कोई असर नहीं हो सकता है। अपने आप से पूछें कि किसे बोलना चाहिए, किसकी राय सुनी जानी चाहिए, यह आयोजन मेहमानों के लिए कैसे रुचिकर हो सकता है। यह निर्धारित करने का प्रयास करें कि आपके संभावित लक्षित दर्शकों के साथ कहां और कैसे सबसे अच्छा संवाद करना है, जो आपके द्वारा आयोजित कार्यक्रम में भाग लेने के बारे में निर्णय लेने के लिए सही लोगों को प्रभावित करता है।
चरण 4
सम्मेलन का समय और स्थान तय करें। अधिकांश सम्मेलन कार्यदिवसों (शुक्रवार को छोड़कर) पर होते हैं जब तक कि एक लंबी घटना की योजना नहीं बनाई जाती है। यह स्थान काफी हद तक समग्र रूप से घटना के बारे में पूरी राय निर्धारित करता है। सम्मेलन के लिए मेहमानों का रवैया तब भी बनता है जब वे सिर्फ एक सम्मेलन कक्ष या होटल की तलाश में होते हैं। इसलिए, जितना संभव हो सके मार्ग का वर्णन करें, यदि संभव हो तो संकेत लगाएं।
चरण 5
एक सम्मेलन की घोषणा करें। उस मीडिया का चयन करें जिसे आपके लक्षित दर्शक सबसे अधिक बार बोलते हैं। उनमें आने वाली घटना के बारे में विज्ञापन या लेख रखें। उन सभी मेहमानों को निमंत्रण भेजें जिनमें आप रुचि रखते हैं। चाहे वह न्यूजलेटर हो या रंगीन न्यूजलेटर, यह आप पर निर्भर है। निमंत्रण में, सम्मेलन का स्थान, समय, नाम और दिशा इंगित करें।
चरण 6
एक समिति इकट्ठा करें जो आपके प्रस्ताव पर सभी प्रतिक्रियाओं पर विचार करेगी और सबसे दिलचस्प और प्रासंगिक प्रस्तावों का चयन करेगी। उसके बाद, कार्यक्रम के कार्यक्रम का गठन शुरू करना संभव होगा।
चरण 7
टीम के भीतर जिम्मेदारियों को वितरित करें। कोई मेहमानों के साथ संवाद करने के लिए जिम्मेदार है, कोई मीडिया के साथ सभी मुद्दों को तय करता है, कोई घटना का नेतृत्व करता है, आदि। सभी सम्मेलन में उपस्थित लोगों को अतिरिक्त वक्ता सामग्री प्रदान करें। आयोजन से पहले सभी उपकरणों की जांच अवश्य कर लें।
चरण 8
यदि आप पाते हैं कि आपका समय समाप्त हो रहा है, तो प्रत्येक प्रस्तुति के लिए और प्रश्नों की संख्या के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें। श्रोताओं से घटना के बाद वक्ताओं से कोई अतिरिक्त प्रश्न पूछने के लिए कहें।
