कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा को बनाए रखने के लिए, कुछ नियोक्ता तथाकथित व्यक्तिगत फाइलों का उपयोग करते हैं। श्रम संहिता के अनुच्छेद 85 के अनुसार, कार्मिक कर्मियों को प्रत्येक कर्मचारी के बारे में जानकारी प्राप्त, संग्रहीत और संयोजित करनी चाहिए। इसके लिए ऐसी निजी फाइलों का इस्तेमाल करने की सलाह दी जाती है। उनके पंजीकरण का क्रम क्या है?
निर्देश
चरण 1
सबसे पहले, यह स्पष्ट किया जाना चाहिए कि व्यक्तिगत फाइलों का प्रबंधन संगठनों के लिए एक अनिवार्य दस्तावेज नहीं है, लेकिन यदि आप इसका उपयोग करने का निर्णय लेते हैं, तो आपको कार्यालय के काम के नियमों द्वारा निर्देशित होना होगा।
चरण 2
जब एक कर्मचारी को काम पर रखा जाता है, तो प्रबंधक फॉर्म नंबर टी -1 में एक आदेश (निर्देश) जारी करता है। इस दस्तावेज़ के आधार पर, एक नए कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत कार्ड बनाएं (फॉर्म नंबर टी -2)।
चरण 3
इस फॉर्म को भरने के लिए, आपको निम्नलिखित दस्तावेजों की आवश्यकता होगी: पासपोर्ट, कार्यपुस्तिका, पंजीकरण प्रमाणपत्र (टिन), बीमा प्रमाण पत्र, सैन्य आईडी (यदि कोई हो), प्रमाण पत्र या डिप्लोमा और अन्य दस्तावेज, उदाहरण के लिए, ड्राइवर के लिए - ए चालक का लाइसेंस, रसोइयों के लिए - एक चिकित्सा पुस्तक, आदि।
चरण 4
उपरोक्त सभी दस्तावेजों की प्रतियां लें और उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में एक व्यक्तिगत फाइल में दाखिल करें। यह संग्रह कार्मिक विभाग या लेखा विभाग में संग्रहीत है, कोई भी परिवर्तन केवल जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा किया जाता है। लेकिन ध्यान रखें कि कार्यपुस्तिका व्यक्तिगत फ़ाइल में शामिल नहीं है, इसे अलग से एक तिजोरी में या ताला और चाबी के नीचे संग्रहित किया जाना चाहिए। इन दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को एक अलग आदेश द्वारा नियुक्त किया जाता है।
चरण 5
सूची में सभी दस्तावेजों को सूचीबद्ध करें, विशेष कॉलम "अटैचमेंट" में परिवर्तन करें। इसमें दस्तावेजों की क्रम संख्या, उनमें से प्रत्येक की शीट की संख्या और प्राप्ति की तारीख भी शामिल है।
चरण 6
व्यक्तिगत फाइल से कुछ दस्तावेज एक प्रश्नावली, एक आत्मकथा, लिखित स्पष्टीकरण और कोई भी बयान हैं। याद रखें कि संग्रह स्वयं कर्मचारी को हस्तांतरित नहीं किया जाता है और यदि आवश्यक हो तो भी, कर्मचारी व्यक्तिगत फ़ाइल को केवल प्रभारी व्यक्ति की उपस्थिति में देख सकता है।
चरण 7
केस बनने के बाद कवर पेज को पूरा करें। ऐसा करने के लिए बीच में बीच में इस आर्काइव का सीरियल नंबर, संगठन का नाम, कर्मचारी की स्थिति, साथ ही उसका पूरा नाम लिखें।
