उद्यम के लिए काम करने वाले प्रत्येक कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत फाइलें बनाई जा सकती हैं। लेकिन संगठन के नेताओं और प्रमुख विशेषज्ञों के संबंध में ऐसे दस्तावेजों के निष्पादन पर विशेष ध्यान दिया जाता है। एक कर्मचारी के रूप में किसी व्यक्ति के बारे में आवश्यक जानकारी को सही ढंग से और आवश्यक मात्रा में प्रतिबिंबित करने के लिए, उनमें से प्रत्येक के लिए एक व्यक्तिगत फ़ाइल संकलित करने के लिए कई आवश्यकताओं को पूरा करना उचित है।
निर्देश
चरण 1
रूसी संघ के श्रम संहिता का अनुच्छेद 85 "एक कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा" की अवधारणा को परिभाषित करता है। और इस प्रावधान के अनुसार प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत फाइल भरना आवश्यक है। किसी व्यक्ति के पद पर प्रवेश के लिए आदेश जारी होने के तुरंत बाद इसे शुरू करें। इस दस्तावेज़ के डिजाइन के लिए मुख्य आवश्यकता कालानुक्रमिक क्रम में भरना है। यानी सभी कागजात उपलब्ध होते ही दाखिल किए जाने चाहिए।
चरण 2
दस्तावेजों की सूची जो प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ाइल में मौजूद होनी चाहिए, रूसी संघ के राष्ट्रपति के 1998-01-06 नंबर 640 के डिक्री के पैराग्राफ 5 में परिभाषित की गई है। इसमें शामिल हैं: दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची, एक कर्मचारी की प्रश्नावली, एक फिर से शुरू, शैक्षिक दस्तावेजों की प्रतियां और पहचान पत्र, प्रमाण पत्र जो किसी व्यक्ति के विभिन्न व्यक्तिगत डेटा में परिवर्तन की पुष्टि करते हैं (ये एक विवाह प्रमाण पत्र की प्रतियां हो सकती हैं, एक टिन प्राप्त करना, बीमा प्रमाण पत्र, बच्चों का जन्म और अन्य) और एक रोजगार अनुबंध। यह जरूरी है कि व्यक्तिगत फाइल में विभिन्न नियुक्तियों, प्रोत्साहनों, व्यापार यात्राओं, छुट्टियों, प्रमाणन डेटा, विशेषताओं आदि से संबंधित सभी आदेशों की प्रतियां हों। और, निश्चित रूप से, प्रत्येक व्यक्तिगत फ़ाइल में किसी व्यक्ति के करियर के विकास के लिए एक योजना होनी चाहिए। यदि इनमें से किसी भी दस्तावेज़ के लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, तो इसे अतिरिक्त पंक्ति "नोट" में नोट किया गया है।
चरण 3
व्यक्तिगत फ़ाइल में दर्ज किए जाने वाले दस्तावेजों की एक श्रृंखला से किसी भी प्रकार के दस्तावेज प्राप्त होने पर, एक सूची तैयार की जाती है। यह कर्मचारी जानकारी का अधिक सुव्यवस्थित रिकॉर्ड रखने में मदद करता है। इसे संकलक द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए, उसकी स्थिति का संकेत देना, उसके हस्ताक्षर को समझना और तारीख को चिपकाना। जब व्यक्तिगत फ़ाइल बंद हो जाती है, तो बर्खास्तगी के लिए कर्मचारी का आवेदन या बर्खास्तगी की आवश्यकता को सही ठहराने वाले दस्तावेज, आदेश की एक प्रति दायर की जाती है।
