आर्थिक गतिविधि की प्रक्रिया में प्रत्येक नियोक्ता को कर्मियों सहित विभिन्न दस्तावेज बनाए रखने चाहिए। कर्मचारी दस्तावेजों को एक साथ एकत्र किया जाता है और "व्यक्तिगत फ़ाइल" नामक एक सामान्य फ़ोल्डर में स्टेपल किया जाता है। यह कर्मचारी लेखा प्रारूप वैकल्पिक है, लेकिन फिर भी विभिन्न अधिकारियों द्वारा प्रोत्साहित किया जाता है।
निर्देश
चरण 1
रोजगार के लिए आदेश जारी होने के तुरंत बाद कर्मचारी के लिए एक व्यक्तिगत फाइल पंजीकृत करें। इसके लिए कोई समान रूप नहीं है, इसलिए इसे स्वयं डिजाइन करें। कर्मचारी के पासपोर्ट, टीआईएन प्रमाणपत्र, बीमा सेवानिवृत्ति प्रमाणपत्र और उपलब्ध अन्य दस्तावेजों की एक प्रति बनाएं, उदाहरण के लिए, ड्राइविंग लाइसेंस, चिकित्सा प्रमाण पत्र।
चरण 2
पहले पृष्ठ में उन सभी दस्तावेजों की एक सूची होनी चाहिए जो रोजगार के समय उपलब्ध हैं और जो काम की प्रक्रिया में दिखाई देंगे, उदाहरण के लिए, एक छुट्टी आदेश, एक रोजगार अनुबंध के लिए कोई अतिरिक्त समझौता।
चरण 3
आंतरिक सूची में, दस्तावेजों के नाम, उनकी संख्या, संकलन की तारीख और व्यक्तिगत फ़ाइल में शीट की संख्या का संकेत दें। हस्ताक्षर, संकलक का नाम और संकलन की तिथि। सूचना के प्रावधान को सरल बनाने के लिए, एक सूची को सारणीबद्ध रूप में संकलित करें।
चरण 4
सभी दस्तावेज एकत्र होने के बाद, उन्हें कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित करें, फिर उन्हें सूची से शुरू करें (पृष्ठ # 1)। इसके बाद, अपनी व्यक्तिगत फ़ाइल के कवर को व्यवस्थित करें। संगठन के नाम को घटक दस्तावेजों के अनुसार, व्यक्तिगत फ़ाइल की क्रम संख्या, संकलन की तारीख को इंगित करना सुनिश्चित करें। रोजगार अनुबंध की समाप्ति तिथि के संकेत के तहत क्षेत्र छोड़ दें। साथ ही, बर्खास्तगी के बाद, आपको मामले में पृष्ठों की संख्या को इंगित करना होगा।
चरण 5
मामले के शीर्षक को इंगित करना न भूलें - कर्मचारी का पूरा नाम, उपनाम और संरक्षक। आप नियोजित कर्मचारी की स्थिति भी लिख सकते हैं। बर्खास्तगी के बाद, मामले को सिला जाता है और संग्रह में जमा किया जाता है।
चरण 6
व्यक्तिगत फाइलें एक नियमित कर्मचारी या अपने कर्तव्यों का पालन करने वाले किसी अन्य व्यक्ति द्वारा रखी जाती हैं। डेटा तक पहुंच सीमित है। वर्ष में एक बार, कर्मचारियों को व्यवसाय के संचालन के बारे में जानकारी प्राप्त करनी चाहिए; यह बेहतर है अगर, परिचित होने के बाद, वे हस्ताक्षर करते हैं।
