काम के घंटों का निर्धारण और आयोजन किसी भी स्थिति में प्रभावी कार्य का एक महत्वपूर्ण घटक है। प्रबंधकीय स्थिति के मामले में, प्रारंभिक योजना का महत्व और भी बढ़ जाता है, इसलिए इस मुद्दे पर बहुत सावधानी से संपर्क करना आवश्यक है।
निर्देश
चरण 1
प्रबंधक अपने समय की योजना स्वयं बना सकता है या सचिव-सहायक को यह कार्य पूर्ण या आंशिक रूप से सौंप सकता है। किसी भी मामले में, कोई सचिव के साथ बातचीत के बिना नहीं कर सकता, क्योंकि वह वह है जो बैठकों, बैठकों के लिए सामग्री तैयार करता है और इनकमिंग कॉल प्राप्त करता है। इसके अलावा, सचिव आमतौर पर अपने ज्ञात प्रबंधक की सभी योजनाओं को अपने सिर में रखता है और उन्हें काम के घंटों के अनुसार वितरित करने का प्रयास करता है, इसलिए सचिव को अपनी योजनाओं में बदलाव के बारे में तुरंत सूचित करना बहुत महत्वपूर्ण है।
चरण 2
लेकिन आपको केवल सचिव पर भरोसा नहीं करना चाहिए, यह सीखना महत्वपूर्ण है कि अपना समय इस तरह से कैसे आवंटित किया जाए कि आपके पास हर योजना को पूरा करने के लिए समय हो। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका यह है कि हर घंटे का विश्लेषण किया जाए और पता लगाया जाए कि वास्तव में क्या किया गया था और इसमें कितना समय लगा। एक नेता के रूप में अपने लिए मुख्य वैश्विक कार्यों को उजागर करना भी आवश्यक है, और अपना अधिकांश कार्य समय उनके समाधान के लिए समर्पित करें। किसी भी मामले में, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पहले स्थान पर हल किया जाना चाहिए, क्योंकि यह ज्ञात है कि वर्तमान कार्यों का 80% कार्य दिवस के पहले 20% में हल किया जाता है, और शेष समय केवल 20% पर खर्च किया जाता है। काम की।
चरण 3
यादृच्छिक घटनाओं को अपने शेड्यूल को पार न करने दें। योजनाओं में पहले से उन पर कुछ समय देना बेहतर है, इससे आपको मुख्य कार्यों को पूरा करने के लिए समय मिलने की अधिक संभावना होगी। बैठकों, कार्यक्रमों, बैठकों, सम्मेलनों की योजना बनाते समय, वास्तविक समय से आगे बढ़ें, जिसकी उन्हें आवश्यकता होगी, तैयारी, सामग्री के साथ प्रारंभिक परिचित, सहज चर्चा और प्रश्नों को ध्यान में रखते हुए। इस तरह की घटनाओं को समय पर वितरित करने का प्रयास करें ताकि अगली बैठक की शुरुआत पिछले एक के अंत के खिलाफ न हो, क्योंकि इस मामले में आपको अक्सर या तो देर से होने या फाइनल को समेटने के लिए मजबूर किया जाएगा।
चरण 4
सचिव के कर्तव्यों में अक्सर प्राप्त कॉल, ऑफ़र, निमंत्रण को ध्यान में रखते हुए दिन और सप्ताह के लिए प्रारंभिक योजना शामिल होती है। कार्य दिवस के अंत में यह सलाह दी जाती है कि सचिव के साथ अपने कार्यक्रम के बारे में अपने विचार पर चर्चा करें, उसमें समायोजन करें। दोपहर में ऐसा करना और भी बेहतर है, ताकि सचिव को बदलाव करने, इस या उस घटना को स्थगित करने के प्रस्ताव के साथ कॉल करने का अवसर मिले। सचिव के साथ लगातार संपर्क एक आदत बन जाना चाहिए, क्योंकि उसका कार्यक्रम सीधे आप पर निर्भर करता है, और कई घटनाओं के लिए उसकी ओर से प्रारंभिक तैयारी की आवश्यकता होती है।
चरण 5
अपना समय कुशलतापूर्वक आवंटित करने के संदर्भ में पिछले कार्य दिवसों का विश्लेषण करें। शायद आप ऐसे समाधान देखेंगे जो आपको और अधिक करने की अनुमति देंगे, उदाहरण के लिए, एक ही क्षेत्र में कई बैठकें आयोजित करना या कुछ घटनाओं को जोड़ना। अपनी डायरी में अतीत और नियोजित घटनाओं को नोट करें।
