संगठन की आर्थिक गतिविधि के दौरान, प्रबंधकों को ऐसी स्थितियों का सामना करना पड़ सकता है, जब किसी कारण से, प्राथमिक दस्तावेज खो जाते हैं। इस मामले में, उद्यमी को सभी खोए हुए दस्तावेजों को पुनर्प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। यदि ऐसा नहीं किया जाता है, तो कर कार्यालय प्रबंधक को प्रशासनिक जिम्मेदारी में ला सकता है।
निर्देश
चरण 1
सबसे पहले, दस्तावेजों के नुकसान का कारण निर्धारित करें। उदाहरण के लिए, यदि किसी आपात स्थिति (आग, बाढ़, आदि) में दस्तावेज़ीकरण खो गया था, तो एक सूची लें। ऐसा करने के लिए, इन्वेंट्री कमीशन के सदस्यों को निरीक्षण का समय नियुक्त करें और इन्वेंट्री ऑब्जेक्ट को एक प्रशासनिक दस्तावेज़ के साथ नामित करें। आदेश में, आपको प्राथमिक दस्तावेजों के सत्यापन का कारण भी बताना होगा।
चरण 2
सूची के अंत में, एक अधिनियम तैयार करें और इसे प्रमुख के हस्ताक्षर के साथ अनुमोदित करें। अगर आग लग गई, तो राज्य अग्निशमन सेवा के निकाय से प्रमाण पत्र प्राप्त करें; यदि बाढ़ आती है, तो आपातकालीन स्थिति मंत्रालय से पुष्टि प्राप्त करें।
चरण 3
यदि दस्तावेज़ गुम हैं या किसी के द्वारा नष्ट कर दिए गए हैं, तो आपको जांच के लिए एक आयोग नियुक्त करना होगा। इसमें जांच अधिकारियों के प्रतिनिधि, सुरक्षा गार्ड और अन्य जिम्मेदार व्यक्ति शामिल होने चाहिए। दस्तावेज़ चोरी करते समय, पुलिस से संपर्क करना सुनिश्चित करें।
चरण 4
इन्वेंट्री लेने की प्रक्रिया में, खोए हुए दस्तावेज़ों की एक सूची बनाएं। याद रखें, यह सटीक होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आपने चालान खो दिए हैं। इस मामले में, आपको उनकी संख्या और तिथियों को सूचीबद्ध करना होगा। प्रमुख और मुख्य लेखाकार के साथ दस्तावेजों की सूची सत्यापित करें।
चरण 5
प्राथमिक दस्तावेज़ खो जाने के बारे में अपनी कर सेवा को एक सूचना सबमिट करें। पत्र के नुकसान के तथ्य की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करें। अपनी सूची की एक प्रति भी संलग्न करें। संगठन की मुहर और मुखिया के हस्ताक्षर के साथ सभी दस्तावेजों को प्रमाणित करें।
चरण 6
फिर खोए हुए दस्तावेज़ों को पुनर्स्थापित करें। ऐसा करने के लिए, आप लेखांकन के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण का उपयोग कर सकते हैं। यदि आपको प्रतिपक्षों से प्राप्त प्राथमिक दस्तावेजों को पुनर्स्थापित करने की आवश्यकता है, तो फ़ॉर्म को डुप्लिकेट करने के अनुरोध के साथ उनके पते पर एक पत्र भरें। सभी दस्तावेजों पर जिम्मेदार व्यक्तियों और संगठनों की मुहरों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए।
