संगठन के सामान्य निदेशक को संदेश लिखने के लिए कर्मचारी के लिए यातना न बनने के लिए, व्यवसाय पत्र लिखने के नियमों का व्यवहार में उपयोग करना पर्याप्त है, अर्थात पूरे संदेश को कई भागों में तोड़ना और उन्हें सही ढंग से व्यवस्थित करें।
अनुदेश
चरण 1
आप किसे लिख रहे हैं, यह इंगित करके अपना पत्र प्रारंभ करें व्यापार पत्राचार में प्रथागत रूप में संदेश को प्रारूपित करें। दस्तावेज़ के ऊपर दाईं ओर, तीन पंक्तियों में शीर्षक, कंपनी का नाम और प्रबंधक का अंतिम नाम लिखें, उदाहरण के लिए:
सीईओ के लिए
एलएलसी "इंटरस्वाज़कॉम"
इवानोव आई.आई.
चरण दो
इंगित करें कि पत्र का पताकर्ता कौन है। संदेश के पिछले भाग से भी दाईं ओर इंडेंट करने के बाद ऐसा करें। आपको अपनी स्थिति और उपनाम को आद्याक्षर से अंकित करना होगा, उदाहरण के लिए:
बिक्री विभाग के प्रमुख से
यसिनिना ई.ई.
चरण 3
पिछले अनुभाग से कुछ पंक्तियाँ छोड़ें, पृष्ठ के मध्य में कर्सर को संरेखित करें, संदेश की प्रकृति को इंगित करें। आप "मेमो", "सूचना पत्र" या "व्याख्यात्मक नोट" लिख सकते हैं, यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आप किस कारण से संगठन के प्रमुख से संपर्क कर रहे हैं। शीर्षक के बाद अवधि लगाने की कोई आवश्यकता नहीं है। यदि पत्र किसी अनुरोध से संबंधित है, तो आप केवल नाम और संरक्षक से सम्मानजनक तरीके से निदेशक से संपर्क कर सकते हैं।
चरण 4
पत्र को उन शब्दों से शुरू करें जो इसे लिखने का कारण बताते हैं, उदाहरण के लिए, "हमारी बातचीत के दौरान", "आपके अनुरोध के अनुसार" या "आपके सुझावों के आधार पर।"
चरण 5
यदि आपका पत्र उपकरण खरीदने, किसी कर्मचारी को सुधारने या व्यापार यात्रा करने का अवसर प्रदान करने के अनुरोध से संबंधित है, तो "कृपया अवसर पर विचार करें …" वाक्यांश के साथ पत्र शुरू करना बेहतर है।
चरण 6
स्थिति बताएं, स्पष्टीकरण दें, टेबल या ग्राफ बनाएं, यदि पत्र की प्रकृति की आवश्यकता है। दस्तावेज़ के मुख्य भाग का संरेखण पृष्ठ की चौड़ाई पर सेट किया जाना चाहिए। प्रत्येक पंक्ति एक इंडेंटेशन से शुरू होनी चाहिए।
चरण 7
पत्र पर हस्ताक्षर करें, उपनाम इंगित करने से पहले "सम्मान के साथ" मानक का उपयोग करना सुनिश्चित करें, इसके बाद आपको अल्पविराम लगाना होगा।
चरण 8
पत्र लिखने की तिथि शामिल करना और मुद्रित दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करना न भूलें।
चरण 9
यदि आपके संगठन के पास आंतरिक ई-मेल संचार है, तो अपना पत्र एक संदेश के साथ प्रारंभ करें और सभी जानकारी निःशुल्क रूप में प्रदान करें।
