संभावित भागीदारों के साथ संचार करते समय वाणिज्यिक प्रस्ताव, सेवाओं का विवरण और सहयोग के अवसर एक लोकप्रिय विज्ञापन उपकरण बना हुआ है। एक कंपनी के साथ सहयोग का मतलब है हर किसी के लिए मना करना - और एक पत्र को सही ढंग से लिखना महत्वपूर्ण है ताकि होनहार संपर्क न खोएं
प्रस्ताव क्यों खारिज किया जा रहा है?
एक नियम के रूप में, एक वाणिज्यिक प्रस्ताव बातचीत का पहला चरण है: ग्राहक ने अभी तक यह तय नहीं किया है कि वह किसके साथ काम करेगा, आपूर्तिकर्ता या ठेकेदार उसके फैसले की प्रतीक्षा कर रहे हैं और खुद पर ध्यान आकर्षित करने की कोशिश कर रहे हैं। दर्जनों में वाणिज्यिक ऑफ़र भेजे जाते हैं - यह अपने आप को सर्वश्रेष्ठ प्रकाश में दिखाने, अपनी सभी क्षमताओं का वर्णन करने और एक संभावित भागीदार पर एक अच्छा प्रभाव बनाने का अवसर है। जैसे ही निर्णय लिया जाता है, प्राप्त सभी प्रस्तावों को संभावित संपर्कों के साथ फ़ोल्डर में भेज दिया जाता है, यदि आपको ठेकेदार को बदलना है - और इस स्थिति में बार-बार होने की संभावना को बनाए रखते हुए, इनकार के पत्र को सही ढंग से लिखना महत्वपूर्ण है। संपर्क करें।
इनकार की नैतिकता
एक इनकार के साथ एक पत्र में, वार्ताकार के लिए सम्मान दिखाना महत्वपूर्ण है - उसका प्रस्ताव योग्य था, उसने विवरणों पर चर्चा करने में समय बिताया, यद्यपि एक समझौते के समापन के साथ ताज नहीं पहनाया गया था, और आपसे एक निर्णय की अपेक्षा करता है, यहां तक कि एक नकारात्मक भी।.
स्थिति के आधार पर कंपनी के लेटरहेड पर इलेक्ट्रॉनिक या पेपर रूप में इनकार किया जाता है। व्यावसायिक संचार मानकों के लिए आवश्यक है कि निर्दिष्ट विषय पंक्ति नकारात्मक के बिना तटस्थ हो - वाक्यांश "आपके प्रस्ताव का उत्तर", "सहयोग के बारे में", "काम के बारे में" उपयुक्त हैं। उस विषय का चयन करें जिसका प्रयोग अभिभाषक ने अपने पत्र में किया है। ईमेल के लिए स्वचालित प्रतिक्रिया विषयों का उपयोग करना अवांछनीय है, उदाहरण के लिए, "आरई: वाणिज्यिक प्रस्ताव", ताकि पता करने वाले के प्रति असावधानी की भावना न हो।
इस तरह के पत्रों के लिए वार्ताकार को संबोधित करने में कुछ भी नया नहीं है - "प्रिय" शब्द के अतिरिक्त, यदि आप उन्हें जानते हैं, तो नाम और संरक्षक का उपयोग करना उचित है। अपील के अंत में, आपकी कंपनी के लेटरफॉर्मिंग मानकों के आधार पर एक विस्मयादिबोधक चिह्न या अल्पविराम लगाया जाता है। एक लिखित इनकार का एक अन्य महत्वपूर्ण तत्व एक प्रस्ताव का लिंक है जो आपके पास आया था और जिसके लिए, वास्तव में, आप मना करते हैं। अनुरोध के तुरंत बाद पत्र की शुरुआत में लिंक डालना बेहतर है - "08/06/12 से आपके अनुरोध के जवाब में …", "9 मई से वाणिज्यिक प्रस्ताव के लिए …"।
इनकार के लिए खेद व्यक्त करना अनिवार्य है। यदि दस्तावेज़ या सूचना सामग्री एक वाणिज्यिक प्रस्ताव के साथ पत्र से जुड़ी हुई थी, तो इंगित करें कि आपने उन्हें प्राप्त किया है और उनसे खुद को परिचित किया है - उदाहरण के लिए, "एक विस्तृत प्रस्तुति के लिए धन्यवाद, हमारे विशेषज्ञों ने प्रदान की गई जानकारी को पढ़ लिया है, लेकिन, दुर्भाग्य से, हम आपकी सेवाओं को अस्वीकार करने के लिए मजबूर हैं"। यदि आप ऐसा करने के लिए अधिकृत हैं तो मना करने का कारण बताना न भूलें - उदाहरण के लिए, यदि प्रस्ताव निविदा की शर्तों को पूरा नहीं करता है। इनकार के कारण के रूप में अधिक लाभप्रद प्रस्ताव का चुनाव परंपरागत रूप से आवाज नहीं उठाई जाती है।
