यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका वाणिज्यिक प्रस्ताव दर्जनों अन्य लोगों के बीच टोकरी में नहीं आता है, इसे लिखते समय सरल नियमों का पालन करें, और फिर इस व्यावसायिक पत्र का मुख्य लक्ष्य, अर्थात् अनुबंध का निष्कर्ष प्राप्त किया जाएगा।
अनुदेश
चरण 1
विश्लेषण करें कि संभावित ग्राहक की किन जरूरतों को पूरा करने में आपका प्रस्ताव मदद करेगा। बड़े आकार के कार्गो के परिवहन के लिए सेवाओं के बारे में ब्यूटी सैलून को सूचित करने का कोई मतलब नहीं है। ग्राहक का अंदर से अध्ययन करें, अपने आप को उसकी जगह पर रखें और सोचें कि वास्तव में उसे क्या दिलचस्पी हो सकती है। जब आप समझते हैं कि संगठन या व्यक्ति को दैनिक आधार पर क्या सामना करना पड़ रहा है, तो इन समस्याओं को हल करने के तरीके के बारे में सवालों के जवाब देकर अपना पत्र शुरू करें।
चरण दो
उन सभी लाभों पर विचार करें जो एक संभावित ग्राहक को प्राप्त होंगे यदि वे आपके प्रस्ताव का लाभ उठाते हैं। बेशक, आपको पत्र के पाठ में संदिग्ध लाभों के तीन पृष्ठ शामिल नहीं करने चाहिए, लेकिन यह अभी भी आपके प्रस्ताव के 5-7 लाभों के बारे में विस्तार से बात करने लायक है। उस उद्योग से शुरू करें जिसमें पताकर्ता काम करता है, बाजार की स्थिति क्या है और उद्योग में स्थिति क्या है। निदर्शी उदाहरण और गणना दें। इस बात पर जोर दें कि केवल आप ही ऐसी शर्तें पेश करते हैं, और प्रतियोगी आपका मुकाबला नहीं कर सकते।
चरण 3
एक व्यक्तिगत प्रस्ताव लिखें। ऐसा करने के लिए, अनुबंध समाप्त करने का निर्णय लेने वाले व्यक्ति का नाम, उसकी स्थिति का पता लगाएं और इसे पत्र के शीर्षलेख में इंगित करें। नाम और संरक्षक द्वारा अपीलों के उपयोग को भी प्रोत्साहित किया जाता है। इससे इस बात की संभावना बढ़ जाएगी कि पत्र स्पैम में नहीं भेजा जाएगा, जैसे "प्रिय महोदय" शब्दों से शुरू होने वाले सभी संदेश। ग्राहक समझ जाएगा कि वह मेलिंग सूची के सैकड़ों प्राप्तकर्ताओं में से एक नहीं है, लेकिन प्रस्ताव विशेष रूप से उसके लिए बनाया गया है। कंप्यूटर के युग में, वाणिज्यिक संदेशों के निजीकरण को सरल बनाया गया है - यह मुद्रण से पहले एक विशिष्ट पते वाले के डेटा को प्रस्ताव टेम्पलेट में अंकित करने के लिए पर्याप्त है।
चरण 4
संभावित ग्राहक को अलग से समझाएं कि अनुबंध को समाप्त करने के लिए उसके लिए क्या आवश्यक है और किस समय सीमा में है, ताकि पत्र शर्तों पर सहमत होने के लिए जटिल प्रक्रिया के बारे में अस्पष्टता न छोड़े। इस तरह के वाक्यांशों का उपयोग करना अच्छा है जैसे "एक अनुबंध समाप्त करने के लिए, आपको एक आवेदन भरना होगा"। क्लाइंट को यह स्पष्ट कर दें कि अन्य सभी औपचारिकताएं आपकी कंपनी के कर्मचारियों द्वारा पूरी की जाएंगी। ई-मेल, फोन, आईसीक्यू, सामाजिक नेटवर्क के लिंक सहित सभी संभावित संचार विधियों को इंगित करना सुनिश्चित करें। एक ग्राहक जो आपकी सेवाओं से संपर्क करने का निर्णय लेता है, उसे आपको ढूंढ़ने के तरीके के लिए इंटरनेट पर उन्मादी रूप से खोज नहीं करनी चाहिए।
