व्यापार पत्राचार की जटिलताओं से कई परिचित हैं। अपने आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक लिखित अपील तैयार करते समय, एक भी विवरण नहीं छोड़ा जाना चाहिए। यह एक अच्छी तरह से लिखे गए पत्र पर है कि यह कभी-कभी इस बात पर निर्भर करता है कि कंपनी के साथ आगे के संबंध कैसे विकसित होंगे।
यह आवश्यक है
- कंपनी का विवरण;
- प्राप्तकर्ता विवरण;
- व्यापार पत्राचार पर कंपनी के नियम;
- वितरण अनुबंध;
- रूसी संघ का कानून (नागरिक संहिता)।
अनुदेश
चरण 1
आपूर्तिकर्ता को पत्र लिखते समय, पहला कदम कंपनी के विवरण को दर्शाने वाला एक स्टैम्प लिखना है। एक फेसलेस पत्र का पता लगाने वाले पर कोई प्रभाव नहीं पड़ सकता है। संगठन का नाम सही ढंग से भरें, यदि आवश्यक हो, तो आपूर्तिकर्ता से संपर्क करने वाले व्यक्ति का विभाग और स्थिति लिखें। संगठन के विवरण पत्र के आरंभ और अंत में दर्शाए जाने चाहिए। एक कानूनी और भौतिक पता, टेलीफोन नंबर होना चाहिए। साथ ही यह भी लिखें कि यह पत्र किसको संबोधित है।
चरण दो
यह इंगित करना सुनिश्चित करें कि किन दस्तावेजों के आधार पर संगठनों के बीच सहयोग मान्य है। तो पता करने वाला जल्दी से आवश्यक दस्तावेज ढूंढ लेगा और समझ जाएगा कि पत्र के पाठ में क्या कहा जा रहा है।
चरण 3
संबोधित करने वाले के साथ सम्मान के साथ व्यवहार करें, यदि आप नाम और संरक्षक जानते हैं, तो उस तरह से पत्र में पता करने वाले का नाम देना उचित है। पत्र के मुख्य भाग में अपनी अपील का सार बताएं। सभी आवश्यक विवरणों को विस्तार से, तिथियों और तथ्यों में वर्णित किया जाना चाहिए। आपूर्तिकर्ता से आप जो चाहते हैं, उसके बारे में संदेश के साथ पत्रों को समाप्त करें। अपनी आवश्यकताओं, अनुरोध, अपील को विशेष रूप से और स्पष्ट रूप से लिखें। जो कहा गया है उसमें अस्पष्टता की अनुमति देना असंभव है, क्योंकि एक गलत प्रतिक्रिया अस्पष्ट वाक्यांशों का अनुसरण कर सकती है।
चरण 4
पाठ के अंत में सदस्यता लें। अनुरोध की तिथि दर्ज करें, एक हस्ताक्षर भी आवश्यक है। ज्यादातर मामलों में, आपूर्तिकर्ता को पत्र कंपनी की मुहर या स्टाम्प द्वारा प्रमाणित होता है। कुछ संगठनों का एक विनियमन होता है, जांचें कि क्या आपके संगठन में ऐसा कोई विनियमन है।
चरण 5
पत्र की दो प्रतियों का प्रिंट आउट लें ताकि पत्र का पाठ और तारीख किसी भी समय हाथ में हो, आउटगोइंग दस्तावेज़ों में एक प्रति दर्ज करने की सलाह दी जाती है।
