व्यावसायिक शिष्टाचार के नियमों की आवश्यकता है कि सहकर्मियों और भागीदारों से प्राप्त अनुत्तरित पत्रों को न छोड़ें। आधिकारिक पत्राचार में एक विशेष भूमिका पुष्टिकरण पत्र की होती है। यह दस्तावेज़ प्रारंभिक समझौतों, किसी भी जानकारी को प्राप्त करने और प्रसारित करने के तथ्य, किसी विशेष घटना में भाग लेने की इच्छा आदि को ठीक करता है। प्रत्येक प्रकार के पुष्टिकरण पत्र के लिए सुस्थापित कुंजी वाक्यांश हैं।
अनुदेश
चरण 1
पुष्टिकरण पत्र लिखने के लिए एक मानक A4 फॉर्म तैयार करें। ऊपरी बाएँ कोने में, अपने संगठन के बारे में जानकारी रखना सुनिश्चित करें: पूरा नाम, ज़िप कोड के साथ कानूनी पता, संपर्क नंबर, प्राथमिक राज्य पंजीकरण संख्या (OGRN) और अन्य जानकारी। ऊपरी दाएं कोने में, प्राप्तकर्ता का डेटा इंगित करें: प्राप्तकर्ता संगठन का नाम, स्थिति, उपनाम और उस व्यक्ति के आद्याक्षर, जिसे पुष्टि पत्र भेजा गया है, पूरा डाक पता।
चरण दो
अपने ईमेल का शीर्षक तैयार करें। इससे प्राप्तकर्ता के लिए इसे पहचानना आसान हो जाएगा और आपके संगठन के संग्रह में व्यवस्थित करना आसान हो जाएगा। शीर्षक संक्षिप्त और सूचनात्मक होना चाहिए, उदाहरण के लिए: "एलएलसी से आपूर्ति समझौते की प्राप्ति पर" एनएनएन "या" संगोष्ठी 02.02.2002 में उपस्थिति की पुष्टि पर "। अपने संगठन के विवरण के तहत बाईं ओर शीर्षक टाइप करें।
चरण 3
शीर्षक से 2-3 पंक्तियाँ छोड़ें और प्राप्तकर्ता को एक संदेश लिखें। व्यापार भागीदारों के लिए आधिकारिक पते के मानक रूप का प्रयोग करें: "प्रिय इवान इवानोविच!" या "प्रिय मिस्टर इवानोव!"
चरण 4
पुष्टिकरण पत्र के मुख्य भाग में, संक्षेप में इस तथ्य का वर्णन करें कि आपके संगठन को प्राप्तकर्ता से कोई दस्तावेज, सामान, सेवाएं प्राप्त हुई हैं। शब्दांकन लैकोनिक होना चाहिए और 1-2 वाक्यों से अधिक नहीं होना चाहिए: "एएए एलएलसी आपूर्ति समझौते की 2 (दो) प्रतियों की प्राप्ति की पुष्टि करता है दिनांक 12.02.2011 नंबर 34"।
चरण 5
यदि पत्र पहले से किए गए समझौतों की पुष्टि करता है, तो आपको संक्षेप में उनके सार का वर्णन करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, उद्यमों के सामान्य निदेशकों के बीच एक बातचीत हुई, जिसमें उन्होंने 29 जनवरी, 2010 को बातचीत के दौरान प्राप्त पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग के लिए अपना इरादा व्यक्त किया। कृपया एक समझौते को समाप्त करने के लिए आवश्यक दस्तावेज भेजें।
चरण 6
लंबे समय तक सहयोग के लिए आभार और आशा व्यक्त करने वाले वाक्यांश के साथ पुष्टिकरण पत्र समाप्त करें। यदि आवश्यक हो, तो आप पत्र के अंत में अतिरिक्त जानकारी या दस्तावेजों का अनुरोध भी कर सकते हैं: "हम 23 मई, 2008 को पर्यावरणीय समस्याओं पर संगोष्ठी में अपनी भागीदारी की पुष्टि करते हैं। कृपया प्रतिभागी की प्रश्नावली हमारे पते पर भेजें।"
चरण 7
पत्र को दो प्रतियों में प्रिंट करें और संगठन के प्रमुख के साथ हस्ताक्षर करें। आप एक प्रति डाक द्वारा प्राप्तकर्ता को भेजेंगे, दूसरी - भंडारण के लिए अपने स्वयं के संग्रह में रखें।
