एक पुष्टिकरण पत्र उस संगठन के लिए सम्मान का प्रदर्शन है जिसने आपसे एक प्रस्ताव के साथ संपर्क किया है। यहां तक कि अगर आप इनकार करते हैं, तो यह पुष्टि करते हुए कि प्रश्न को नजरअंदाज नहीं किया गया है, आपको अपने प्रतिद्वंद्वी को नाराज न करने का मौका मिलेगा और यदि आवश्यक हो, तो बाद में संवाद पर वापस आएं।
ज़रूरी
- - आपकी कंपनी का विवरण;
- - प्राप्तकर्ता की कंपनी का विवरण।
निर्देश
चरण 1
यदि आप किसी कंपनी या संगठन की ओर से एक पुष्टिकरण पत्र लिख रहे हैं, तो ऐसा लेटरहेड पर करें। दस्तावेज़ के प्रमुख में आपकी कंपनी का नाम, उसका कानूनी पता, मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या, व्यक्तिगत करदाता नंबर, संपर्क नंबर, कभी-कभी कंपनी की वेबसाइट और ईमेल पता इंगित किया जाना चाहिए। यह सारी जानकारी A4 शीट के ऊपरी बाएँ कोने में स्थित होनी चाहिए। यदि पत्र किसी निजी व्यक्ति से भेजा गया है, तो अपना अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, स्थायी निवास का पता और संपर्क जानकारी लिखें।
चरण 2
प्रेषक के डेटा के विपरीत, दाईं ओर, पताकर्ता का डेटा लिखें: संगठन का नाम, डाक का पता, स्थिति और अंतिम नाम, पहला नाम, उस व्यक्ति का संरक्षक जिसे यह पुष्टिकरण पत्र व्यक्तिगत रूप से दिया जाना चाहिए।
चरण 3
नीचे बाईं ओर, दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि और उसका क्रमांक आउटगोइंग नंबर इंगित करें। अगला, बीच में, पत्र का नाम लिखें, जो उसके सार और प्रश्न की सामग्री को प्रतिबिंबित करे। उदाहरण के लिए, "एक संगोष्ठी के निमंत्रण की प्राप्ति की पुष्टि।"
चरण 4
इसके बाद, पत्र का पाठ ही लिखें। उसे अनावश्यक शब्दों और भावनाओं के बिना संक्षिप्त, विशिष्ट होना चाहिए। आपका लक्ष्य केवल प्राप्तकर्ता को यह स्पष्ट करना है कि उसका प्रस्ताव या तो स्वीकार कर लिया गया है या अनदेखा नहीं किया गया है। आपको अपने पत्र के साथ प्रस्ताव से सहमत होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आप ध्यान और सम्मान दिखा सकते हैं, भले ही आप कुछ मना कर दें, सबसे महत्वपूर्ण बात रिश्ते को बनाए रखने के लिए प्रतिक्रिया है। आप बस किसी घटना के निमंत्रण की प्राप्ति या इस या उस जानकारी की प्राप्ति को स्वीकार कर सकते हैं। पत्र के पाठ में, पता करने वाले को नाम और मध्य नाम से संबोधित करें।
चरण 5
पत्र को दो प्रतियों में मुद्रित किया जाना चाहिए और संगठन के प्रमुख या प्रेषक द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए, यदि उसे ऐसा करने का अधिकार है। एक प्रति आपके पास रहती है, दूसरी प्राप्तकर्ता को भेजी जाती है।
