कुछ संगठन अपने काम में व्यावसायिक पत्रों का उपयोग करते हैं। उनमें से एक पुष्टिकरण पत्र है। यह किसी भी सामग्री, सूचना और अन्य दस्तावेजों की प्राप्ति की पुष्टि करने के लिए भेजा जाता है। यह लिखित रूप में और किसी भी रूप में तैयार किया गया है। इस पत्र को संकलित करने की प्रक्रिया क्या है?
अनुदेश
चरण 1
संगठन के लेटरहेड पर कन्फर्मेशन लेटर जरूर लिखें, यह जरूरी नहीं है, लेकिन बेहतर होगा। ऊपरी दाएं कोने में, अपने संगठन के विवरण को इंगित करें, नीचे लिखें कि यह दस्तावेज़ किसको संबोधित है, उदाहरण के लिए, वोस्तोक एलएलसी इवानोव इवानोविच के जनरल डायरेक्टर।
चरण दो
कई संगठन लॉग में इनकमिंग / आउटगोइंग संदेशों को रिकॉर्ड करते हैं, इसलिए सलाह दी जाती है कि पत्राचार की क्रम संख्या और संकलन की तारीख को नीचे रखा जाए। उसी पते वाले विवरण के लिए एक खाली लाइन भी छोड़ दें।
चरण 3
अगला, केंद्र में, शीर्षक, यानी पत्र का विषय, उदाहरण के लिए, सेवाओं के लिए कीमतों में वृद्धि के बारे में इंगित करें। उसके बाद, आप जिस व्यक्ति के लिए आवेदन कर रहे हैं उसका नाम या पद लिखें, उदाहरण के लिए, प्रिय मिस्टर इवानोव। याद रखें कि किसी भी संक्षिप्ताक्षर की अनुमति नहीं है।
चरण 4
फिर पत्र का उद्देश्य लिखें, उदाहरण के लिए, "हम आपको सूचित करते हैं कि हमने आपकी मूल्य सूची पढ़ ली है और भविष्य में सहयोग करने के लिए तैयार हैं।"
चरण 5
निम्नलिखित पत्र का मुख्य भाग है, लेकिन इसकी आवश्यकता नहीं है। यहां आप शर्तों को निर्दिष्ट कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, सहयोग और अन्य जानकारी के लिए सहमत होने पर।
चरण 6
अगला पुष्टिकरण पत्र का अंतिम भाग आता है, जिसकी सामग्री प्राप्तकर्ता के साथ आपके परिचित की डिग्री पर निर्भर करती है, ये वाक्यांश हो सकते हैं: "ईमानदारी से …", "ईमानदारी से आपका …" या "शुभकामनाओं के साथ ।..".
चरण 7
अनुलग्नकों को पुष्टिकरण पत्र तक खींचा जा सकता है, उदाहरण के लिए, ग्राफ़, कोई गणना। यह अनावश्यक जानकारी के साथ पत्र को अव्यवस्थित न करने और इसे पढ़ने में आसान बनाने के लिए किया जाता है। पाठ में, आपको बस इन स्रोतों को संदर्भित करने की आवश्यकता है।
चरण 8
पत्र के अंत में मुखिया को संगठन के हस्ताक्षर और मुहर लगानी होगी। अपना व्यावसायिक पत्र मेल द्वारा भेजें या इसे व्यक्तिगत रूप से सौंपें। कुछ लोग इसके लिए ई-मेल का उपयोग करते हैं, जिससे समय की काफी बचत होती है।
