कर्मियों के आदेश तैयार करते समय, उनके कानूनी महत्व पर बहुत ध्यान देना आवश्यक है। कानूनी रूप से बाध्यकारी होने के लिए, उनमें पंजीकरण सूचकांक या दूसरे शब्दों में, दस्तावेज़ संख्या सहित कई आवश्यक विवरण होने चाहिए। आदेश दर्ज करने के नियम संस्था के स्थानीय दस्तावेज़ द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, लेकिन सामान्य नियम भी हैं।
अनुदेश
चरण 1
कर्मियों के लिए आदेश की क्रम संख्या भी इसकी पंजीकरण संख्या (सूचकांक) है। कार्मिकों के लिए सभी आदेशों (आदेशों) की संख्या विशेष पंजीकरण प्रपत्रों में प्रशासनिक दस्तावेजों के प्रत्येक समूह के लिए कार्यालय वर्ष के दौरान अलग से रखी जानी चाहिए।
व्यावसायिक वर्ष आमतौर पर कैलेंडर वर्ष (1 जनवरी - 31 दिसंबर) के साथ मेल खाता है। लेकिन अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, संस्कृति, शिक्षा, आदि के संस्थान, जिसमें कार्यालय वर्ष 1 सितंबर से शुरू होता है।
चरण दो
आरंभ करने के लिए, सभी आदेशों को अलग-अलग समूहों में अलग करें। कागजों को उनके शेल्फ जीवन के अनुसार लंबी अवधि के भंडारण के दस्तावेजों और अल्पकालिक भंडारण के दस्तावेजों में विभाजित करें।
बड़ी संख्या में कर्मचारियों वाले बड़े संगठनों में, सुविधा के लिए, समान भंडारण अवधि वाले आदेशों की सरणी के भीतर एक सजातीय विषय पर कई समूहों का चयन करें।
उदाहरण के लिए, लंबी अवधि के भंडारण के लिए दस्तावेजों को समूहों में विभाजित किया जा सकता है: प्रवेश के आदेश, बर्खास्तगी के आदेश, स्थानांतरण के आदेश। और अल्पकालिक भंडारण के कागजात को श्रृंखला में विभेदित किया जा सकता है: छुट्टियों के आदेश, व्यापार यात्राओं के आदेश।
बहुत बड़ी संख्या में कर्मचारियों वाले संगठनों में, प्रत्येक श्रेणी के कर्मियों के लिए आदेशों के पत्र पदनाम विकसित करना कभी-कभी आवश्यक होता है।
चरण 3
इसके अलावा, विशेष रूपों में कर्मियों पर आदेशों के इन समूहों में से प्रत्येक को पंजीकृत करें। पंजीकरण फॉर्म के रूप में, आप एक जर्नल, पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड या इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं। इन रूपों में से प्रत्येक के फायदे और नुकसान हैं।
पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड और इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग कैबिनेट, जो आमतौर पर एक दूसरे की नकल करते हैं, व्यवस्थित करने और खोजने के लिए अधिक सुविधाजनक हैं। लॉग अधिक सूचना सुरक्षा प्रदान करते हैं।
पंजीकरण फॉर्म में सख्त मानक नहीं होते हैं, लेकिन आमतौर पर निम्नलिखित जानकारी होती है:
- तारीख;
- आदेश की क्रम संख्या;
- जिसने हस्ताक्षर किए (स्थिति, उपनाम);
- आदेश का सारांश;
- आधार;
- प्रदर्शन करने वाला।
चरण 4
अब, फ्रेम द्वारा ऑर्डर की संख्या के लिए, आपको बस संबंधित जर्नल को देखने और दस्तावेज़ को अगला इंडेक्स असाइन करने की आवश्यकता है।
