उद्यम के लिए आदेश जारी करने की प्रक्रिया कार्यालय के काम के निर्देशों द्वारा स्थापित की जाती है। साथ ही, इन दस्तावेजों का लेखा और भंडारण एक विशेष आदेश पंजीकरण पुस्तक में रखा जाता है, जो हर संगठन में मौजूद होना चाहिए।
अनुदेश
चरण 1
आदेशों का एक रजिस्टर बनाएं। बड़े उद्यमों में, यह एक अलग क्लर्क द्वारा किया जाता है, छोटी कंपनियां इन उद्देश्यों के लिए एक जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करती हैं। आप पंजीकरण पुस्तक के स्वीकृत फॉर्म और स्वतंत्र रूप से विकसित दोनों का उपयोग कर सकते हैं।
चरण दो
ऑर्डर लॉग बुक का कवर बनाएं। यह घने सामग्री से बना होना चाहिए ताकि भंडारण के दौरान ऑर्डर शीट झुर्रीदार न हो। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इन दस्तावेजों को उद्यम में कम से कम 5 वर्षों तक रखा जाना चाहिए।
चरण 3
कवर पर व्यवसाय का नाम, पुस्तक का शीर्षक और अवधि लिखें। संगठन में आदेश जारी करने की आवृत्ति के आधार पर, पंजीकरण लॉग की गणना एक महीने, तिमाही या वर्ष के लिए की जा सकती है। कवर के पिछले हिस्से में दस्तावेज़ को बनाए रखने और संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के बारे में जानकारी होती है।
चरण 4
पंजीकरण बुक में ऑर्डर स्टोर करने का कोई एक तरीका चुनें। उन्हें एक किताब में चिपकाया जा सकता है या एक बांधने की मशीन के साथ डाला जा सकता है। दूसरा विकल्प बेहतर है यदि आपको किसी एक आदेश को प्राप्त करने और उसकी एक प्रति बनाने की आवश्यकता है। सभी आदेशों को कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित किया जाना चाहिए। कुछ व्यवसाय बैकअप नंबर छोड़ते हैं जिनकी आवश्यकता पूर्वव्यापी रूप से आदेशों को संसाधित करने के लिए हो सकती है। हालाँकि, यह तरीका अवैध है, इसलिए आपको इसका दुरुपयोग नहीं करना चाहिए।
चरण 5
एंटरप्राइज़ ऑर्डर के लिए एक सामान्य रूप विकसित करें। एक नियम के रूप में, यह एक लेटरहेड है, जिसके ऊपरी भाग में उद्यम के पूर्व-तैयार विवरण होते हैं: नाम, पता और पंजीकरण की जानकारी।
चरण 6
आदेश जारी करें। इसकी संख्या और संकलन की तारीख दर्ज करें। उसके बाद, एक शीर्षक के साथ आएँ जो "किस बारे में?" प्रश्न का संक्षेप में उत्तर देना चाहिए। मुख्य पाठ में आदेश और प्रशासनिक भाग के आधार का विवरण होता है। अंत में मुखिया या अन्य अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर होते हैं।
चरण 7
उसके बाद, ऑर्डर रजिस्ट्रेशन बुक में ऑर्डर तैयार किया जाता है। यदि दस्तावेज़ उद्यम के कर्मचारियों को प्रभावित करता है, उदाहरण के लिए, एक आयोग का गठन किया जाता है, तो इन व्यक्तियों को ध्यान देना चाहिए कि उन्होंने आदेश पढ़ लिया है और अपना हस्ताक्षर कर दिया है।
