कुछ संगठनों में, ऐसे समय होते हैं जब मुख्य लेखाकार किसी भी कारण से छोड़ देता है। फिर प्रबंधक एक नया काम पर रखता है। स्वाभाविक रूप से, काम शुरू करने से पहले, एक नए कर्मचारी को दस्तावेजों को स्वीकार करना होगा। इस प्रक्रिया का क्रम कहीं भी तय नहीं है, लेकिन फिर भी ध्यान रखा जाना चाहिए। आप स्वयं को नुकसान पहुँचाए बिना दस्तावेज़ीकरण को कैसे स्वीकार कर सकते हैं?
अनुदेश
चरण 1
सबसे पहले आपको इस बारे में जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता है कि दस्तावेज़ कौन सौंपेगा। ऐसे मामले हैं जब मुख्य लेखाकार अब कार्यस्थल पर नहीं है, तो सब कुछ प्रधान या उप मुख्य लेखाकार से लेना होगा। पहले से कार्यरत कर्मचारी की अनुपस्थिति में, आपको स्वीकृति प्रमाणपत्र पर हस्ताक्षर न करने का अधिकार है। यह किसी भी रूप में बना है।
चरण दो
उसके बाद, उद्यम के प्रमुख को एक नए मुख्य लेखाकार की नियुक्ति के लिए एक आदेश जारी करना होगा। आदेश में यह भी निर्दिष्ट होना चाहिए कि आप किस समय से मुख्य लेखाकार के कर्तव्यों का पालन करेंगे, उदाहरण के लिए, आपको हस्ताक्षर करने का अधिकार होगा, आदि।
चरण 3
आपको कंप्यूटर में डेटा के साथ खुद को परिचित करने की भी आवश्यकता है, उनमें से कुछ की तुलना पेपर कैरियर्स से करें, उदाहरण के लिए, एक बिक्री पुस्तक के साथ। उसके बाद, स्पष्ट करें कि आपको कौन सा डेटा दर्ज करना चाहिए।
चरण 4
कभी-कभी ऐसा होता है कि कंप्यूटर बेस में कुछ डेटा होता है, लेकिन कागज पर बिल्कुल अलग होता है। शेष पूरी तरह से "छत" से संकलित है। इस मामले में, यह सब प्रबंधक के साथ चर्चा की जानी चाहिए, क्योंकि आधार की बहाली एक बहुत ही समय लेने वाली और महंगी प्रक्रिया है। क्या आपका बॉस आपको इसके लिए बोनस देने के लिए सहमत होगा? किसी भी मामले में, कर अधिकारियों के साथ संभावित समस्याओं के बारे में चेतावनी देना आवश्यक है, अन्यथा सभी "बड़े लोग" आप पर उड़ सकते हैं।
चरण 5
एक उत्कृष्ट समाधान यह होगा कि, मुख्य लेखाकार के पद छोड़ने से पहले, एक ऑडिट पास हो गया, लेकिन, एक नियम के रूप में, प्रबंधकों को इसे करने की कोई जल्दी नहीं है।
चरण 6
मामलों के हस्तांतरण में उपयोग किया जाने वाला दस्तावेज़ स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य है। यह दस्तावेजों के सभी नाम, फ़ोल्डरों की संख्या, रजिस्टरों, पत्रिकाओं, कंप्यूटर में डेटाबेस की स्थिति और अन्य को रिकॉर्ड करता है।
चरण 7
यदि अभियान बड़ा है और इसमें एकाउंटेंट का पूरा स्टाफ है, तो बिल्कुल सभी दस्तावेजों को स्थानांतरित करना अनुचित है, उदाहरण के लिए, यदि कोई एकाउंटेंट है जो केवल वेतन से संबंधित है, तो यह भुगतान दस्तावेज को स्थानांतरित करने के लायक नहीं है।
चरण 8
मुख्य लेखाकार के कर्तव्यों को रिपोर्ट जमा करने के लिए प्रबंधन, कर और लेखा रिकॉर्ड रखना है। इससे यह इस प्रकार है कि केवल उन दस्तावेजों को स्थानांतरित करना आवश्यक है जो मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारी हैं। बेशक, आप अपने मन की शांति के लिए, अन्य दस्तावेजों से खुद को परिचित कर सकते हैं।
चरण 9
आपको मौद्रिक आधार के रखरखाव से खुद को परिचित करना भी सुनिश्चित करना चाहिए, यानी डेटा की जांच करें, सुनिश्चित करें कि यह उपलब्ध है और चेकबुक, चालू खाते की स्थिति देखें। लेखाकारों के अलावा, कैशियर को मौद्रिक लेनदेन पर दस्तावेज़ प्राप्त करने और प्रसारित करने के कार्य पर हस्ताक्षर करना चाहिए।
चरण 10
पिछले 5 वर्षों के सभी दस्तावेजों को स्वीकार किया जाना चाहिए। इस घटना में कि संगठन ने 3 वर्षों के लिए साइट पर जांच नहीं की है, आपको इस अवधि के लिए दस्तावेजों की बेहद सावधानी से जांच करने की आवश्यकता है। यदि त्रुटियां पाई जाती हैं, तो उन्हें ठीक करें, यदि आवश्यक हो, अद्यतन घोषणाएं जमा करें। लेकिन यह सब स्थिति के बारे में संगठन के प्रमुख को सूचित करके करें।
