एक उद्यम के विभिन्न संगठनों या प्रभागों के बीच एक संयुक्त परियोजना तैयार करते समय, कार्यान्वयन के लिए व्यक्तिगत विवरण और शर्तों पर चर्चा करना अक्सर आवश्यक होता है। इस मामले में, एक समन्वय तंत्र शुरू किया जाता है, जो पार्टियों के हितों को ध्यान में रखते हुए, मुद्दों की पूरी सूची पर एक सामान्य स्थिति पर काम करने की अनुमति देता है। इस तरह के पत्र का डिजाइन कार्यालय के काम के सामान्य कानूनों के अधीन है, लेकिन इसकी कुछ ख़ासियतें हैं।
अनुदेश
चरण 1
सहमत होने वाले मुद्दों की एक सूची तैयार करें। एक नियम के रूप में, ऐसी शर्तों वाला एक पत्र मुख्य अनुबंध के समापन से पहले एक स्वतंत्र दस्तावेज है। कुछ मामलों में, इसे एक सामान्य समाधान विकसित करने के लिए आवश्यक आंतरिक दस्तावेज़ के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है और विभिन्न सेवाओं (सुरक्षा, कानूनी, वित्तीय, डिजाइन, आदि) से पात्रता की पुष्टि की आवश्यकता होती है। अन्य मामलों में, यह एक संयुक्त परियोजना पर काम में भागीदार संगठनों के साथ विवादास्पद मुद्दों पर चर्चा करने के लिए तैयार है।
चरण दो
प्रतिपक्ष को अपील पत्र तैयार करने के लिए, आपको इसके विवरण और उन शर्तों की आवश्यकता होगी जो समझौते के अधीन हैं। ऊपरी दाएं कोने में (पार्टनर संगठन का नाम, शीर्षक, अंतिम नाम और प्रभारी व्यक्ति के आद्याक्षर) निर्दिष्ट करके पत्र शुरू करें। यहां, "अनुमोदन पर …" पत्र के विषय को संक्षेप में सूचित करें। इस मामले में, आपको दस्तावेज़ का नाम लिखने की आवश्यकता नहीं है। पत्र का पहला वाक्यांश परियोजना के उस हिस्से के विकास के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के नाम और संरक्षक के लिए एक अपील होगा जो उनके संगठन का नेतृत्व करता है। बेशक, "प्रिय" शब्द जोड़ना न भूलें। इसके बाद, प्रस्तावित शर्तों पर विचार करने, उनकी एक सूची देने और अनुमोदन पर निर्णय लेने के लिए कहें।
चरण 3
पत्र के अंतिम भाग में उस समय सीमा की सूचना दें जिसमें अनुबंध को पूरा करना और आवश्यक संशोधन करना या प्रस्ताव को पूर्ण रूप से स्वीकार करना आवश्यक है। इसके बाद पत्र की तारीख, प्रभारी व्यक्ति के हस्ताक्षर और कोष्ठक में उसकी प्रतिलेख है।
चरण 4
कृपया ध्यान दें कि अनुमोदन पत्र या तो प्रारंभिक समझौते की शर्तों को सुरक्षित करने वाला मुख्य दस्तावेज हो सकता है, या एक साथ वाला हो सकता है। जिस पत्र से अनुमोदन प्रोटोकॉल या सूची या सूची के रूप में अन्य दस्तावेज संलग्न किया जाएगा, उसमें "परिशिष्ट" आइटम शामिल होना चाहिए। इसमें, पार्टियों द्वारा समझौते के लिए प्रस्तावित संलग्न दस्तावेजों (पहले उन्हें क्रमांकित किया गया) का नाम दें।
