अधिकांश संगठनों के पास दशकों से संग्रहीत दस्तावेज़ हैं। अपनी प्रतिभूतियों को खो जाने या झुर्रीदार होने से बचाने के लिए, उन्हें प्लास्टिक या हार्डबोर्ड फोल्डर में फाइल करें। ऐसा करने से पहले, प्रत्येक अनुबंध को अपना स्वयं का नंबर निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें। इससे जरूरत पड़ने पर इसे ढूंढना आसान हो जाएगा।
निर्देश
चरण 1
आसानी से सही अनुबंध खोजने के लिए, एक लेखा पुस्तक बनाएं। एक मोटी चौकोर नोटबुक लें। पहली शीट को नंबर दें। सुरक्षा को एक नंबर दें और इसे इस जर्नल में लिखें। संख्या में केवल संख्याएँ हो सकती हैं, उदाहरण के लिए 345. या इसमें अक्षर - 123-ID हो सकते हैं। इसके अलावा, अनुबंध समाप्त होने की तारीख दर्ज करें। जर्नल में लाइन इस तरह दिखनी चाहिए: 1. अनुबंध संख्या 345-आईडी दिनांक 2011-23-03। नोटों में, लेन-देन के सार को इंगित करें, यदि दस्तावेज़ीकरण की कॉर्पोरेट शैली द्वारा आवश्यक हो।
चरण 2
जब संगठन में एक से अधिक कानूनी इकाई हों, तो प्रत्येक के लिए अपनी स्वयं की अनुबंध पत्रिका तैयार करें। पदनाम के लिए पारंपरिक प्रतीकों का प्रयोग करें। उदाहरण के लिए, एलएलसी "थ्री बियर्स" के दस्तावेजों को 456-टीएम के रूप में लिखें। और OJSC "वुल्फ एंड लिटिल रेड राइडिंग हूड" 876-VKSH से अनुबंधों को चिह्नित करें। नंबर नोटबुक में जाने चाहिए ताकि कोई भ्रम न हो।
चरण 3
भले ही कंपनी का प्रत्येक प्रभाग दस्तावेजों के निष्पादन और अनुमोदन में लगा हो, अनुबंधों के लेखांकन की एक पुस्तक होनी चाहिए। अन्यथा, दस्तावेजों की संख्या दोहराई जाएगी, जो कंपनी की गतिविधियों में कलह लाएगी। इस पत्रिका को रखने के लिए सचिव या कार्यालय प्रबंधक को निर्देश दें। कर्मचारियों को सीईओ के साथ मुहर या हस्ताक्षर तब तक न दें जब तक कि उसे कोई पहचान संख्या नहीं दी गई हो।
