एक पूरे विभाग या प्रभाग के कार्य की दक्षता इस बात पर निर्भर करेगी कि प्रबंधक की गतिविधियों को तर्कसंगत रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाता है। उत्पादन की विशेषज्ञता और विशेषताओं के बावजूद, ऐसे कई बिंदु हैं जिन पर काम करना होगा।
निर्देश
चरण 1
प्रबंधक के कार्यस्थल के संगठन पर ध्यान दें। सामान्य काम के लिए, आपको एक आरामदायक मेज और कुर्सी की आवश्यकता होती है, एक कंप्यूटर जिस पर सॉफ़्टवेयर स्थापित होता है। आपको आंतरिक और बाहरी लाइनों तक पहुंच वाले टेलीफोन की भी आवश्यकता है। एक प्रिंटर, कॉपियर और अन्य कार्यालय उपकरण उन मामलों में आवश्यक होते हैं जहां प्रबंधक का काम बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ीकरण से जुड़ा होता है।
चरण 2
कर्मचारी को कार्यालय की आपूर्ति प्रदान करना आवश्यक है। यह एक डायरी, कागज के कई सेट (लेखन, स्वयं चिपकने वाला, आदि), पेन, कैलकुलेटर आदि हो सकता है। प्रलेखन और पत्राचार के साथ जल्दी और कुशलता से काम करने के लिए, कागजात को संग्रहीत करने के तरीके पर विचार करना आवश्यक है - श्रेणी के अनुसार, वर्णानुक्रम में, तात्कालिकता से, आदि। फाइलिंग कैबिनेट में कई अलमारियां होनी चाहिए और यदि आवश्यक हो तो दस्तावेज़ फ़ोल्डरों को संरचित और सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। तत्काल पत्राचार को एक विशेष ट्रे में डेस्कटॉप पर संग्रहीत किया जा सकता है।
चरण 3
यह सीखना आवश्यक है कि टेलीफोन पर बातचीत को यथासंभव कुशलतापूर्वक और जल्दी से कैसे संचालित किया जाए। ऐसा करने के लिए, प्रबंधक के पास एक हेल्प डेस्क होनी चाहिए - सभी आवश्यक फोन हमेशा हाथ में होने चाहिए (इसके लिए कंप्यूटर का उपयोग करना सुविधाजनक है, जहां संपर्कों के बारे में सभी अतिरिक्त जानकारी संग्रहीत की जाएगी)। कॉल करने से पहले, आपको इसकी योजना बनाने, विषय का मूल्यांकन करने, प्रश्नों को लिखने की आवश्यकता है। सचिव को कॉल पुनर्निर्देशित करके प्रबंधक का समय बचाता है।
चरण 4
प्रबंधक द्वारा आयोजित बैठकों की तैयारी पर विशेष ध्यान देना चाहिए - लोगों की संख्या 10 से अधिक नहीं होनी चाहिए, मिनट रखा जाना चाहिए, बैठक की अवधि स्पष्ट रूप से परिभाषित की जानी चाहिए।
चरण 5
समय प्रबंधन के सिद्धांत किसी भी स्तर पर प्रबंधक की गतिविधियों के संगठन पर लागू होते हैं। कार्य दिवस की सावधानीपूर्वक योजना बनाना, जहां सभी कार्यक्रम मिनट के हिसाब से निर्धारित होते हैं, महत्वपूर्ण मात्रा में समय बचाएंगे और उच्च परिणाम प्राप्त करेंगे।
चरण 6
एक प्रबंधक को अच्छी तरह से बोलने में सक्षम होना चाहिए, इसलिए विभिन्न सेमिनारों, प्रशिक्षणों और पाठ्यक्रमों में भाग लेने से न केवल उसके क्षितिज का विस्तार होगा, बल्कि उसे अपने भाषण में मुख्य बात को उजागर करना सीखने में भी मदद मिलेगी। मनोविज्ञान का ज्ञान प्रबंधक को अधीनस्थों और सहकर्मियों के साथ जल्दी से एक आम भाषा खोजने की अनुमति देगा।
