कई बड़ी कंपनियां कुछ मुद्दों को हल करने के लिए दूसरे शहर या किसी अन्य देश की व्यावसायिक यात्रा पर उनके लिए काम करने वाले विशेषज्ञों को भेजती हैं। संगठनों को अपने कर्मचारियों को फर्म के वित्त से यात्रा व्यय के लिए प्रतिपूर्ति करने की आवश्यकता होती है। तैनात कर्मचारियों को समयबद्ध तरीके से दस्तावेज जमा करने की आवश्यकता होती है, जो लागत के प्रमाण हैं और व्यय रिपोर्ट के साथ संलग्न हैं।
ज़रूरी
- - कर्मचारी दस्तावेज;
- - संगठन के दस्तावेज;
- - कैलकुलेटर;
- - व्यापार यात्रा पर खर्च की राशि पर स्थानीय अधिनियम;
- - एक अग्रिम रिपोर्ट का रूप;
- - व्यापार यात्रा के दौरान खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज;
- - एक व्यापार यात्रा के लिए पूर्ण दस्तावेज।
निर्देश
चरण 1
जब कोई कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जाता है, तो नियोक्ता को सभी दस्तावेजों को ठीक से तैयार करना चाहिए। इन दस्तावेजों में एक व्यापार यात्रा के लिए एक आदेश, एक सेवा असाइनमेंट, एक व्यापार यात्रा प्रमाण पत्र शामिल होना चाहिए।
चरण 2
व्यवसाय यात्रा से लौटने पर, कर्मचारी को एक व्यवसाय यात्रा रिपोर्ट भरनी होती है, जो प्रस्थान पर उसके द्वारा जारी किए गए सेवा असाइनमेंट फॉर्म में भरी जाती है। रिपोर्ट में कर्मचारी को यात्रा के उद्देश्य की पूर्ति को प्रतिबिंबित करने की आवश्यकता है, जिसके लिए उसे कंपनी द्वारा निर्देशित किया गया था। रिपोर्ट में दस्तावेज़ीकरण की एक सूची होनी चाहिए जो अनुबंध को समाप्त करने और भागीदारों द्वारा हस्ताक्षर करने के उद्देश्य से विशेषज्ञ को सौंपी गई थी (यदि यह व्यवसाय यात्रा पर जाने का कारण था)।
चरण 3
यात्रा से लौटने के तीन दिनों के भीतर, यात्री को एओ-1 फॉर्म में एक अग्रिम रिपोर्ट भरनी होगी। इसमें, उसे व्यापार यात्रा पर किए गए खर्चों की कुल राशि की गणना करने की आवश्यकता होती है। इनमें प्रति दिन शामिल है, जिसकी राशि संगठन द्वारा स्थानीय कृत्यों या सामूहिक समझौतों, यात्रा, आवास और नियोक्ता के साथ सहमत अन्य खर्चों द्वारा नियंत्रित होती है।
चरण 4
प्रति दिन को छोड़कर, सभी खर्चों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। दस्तावेजों की सूची अग्रिम रिपोर्ट की दूसरी शीट पर पंजीकृत होनी चाहिए (उनके नाम और राशि का संकेत देते हुए)।
चरण 5
एक नियम के रूप में, एक कर्मचारी के व्यापार यात्रा पर जाने से पहले, उसे लेखा विभाग में जवाबदेह धनराशि जारी की जाती है। यदि कर्मचारी ने समान राशि खर्च की, इसे रिपोर्ट में दर्शाया, और दस्तावेजों के साथ इसकी पुष्टि की, तो पुनर्गणना नहीं की जाती है। यदि किसी कर्मचारी को व्यापार यात्रा का विस्तार करने की आवश्यकता होती है या उसे एक दिन दूसरे शहर में रहने और श्रम कार्य करने की आवश्यकता होती है, तो सभी बारीकियों को ध्यान में रखते हुए एक लेखाकार द्वारा पुनर्गणना की जाती है। इस मामले में, विशेषज्ञ को जारी की गई राशि और खर्च की गई राशि के बीच के अंतर का भुगतान किया जाता है। जब कर्मचारी को यात्रा के दौरान खर्च की गई राशि से अधिक राशि प्राप्त हुई, तो उसे शेष राशि को संगठन के कैश डेस्क पर वापस करना होगा।
चरण 6
यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि अग्रिम रिपोर्ट की राशि उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित है। उसके बाद, आवश्यक पुनर्गणना की जाती है।
