काम के व्यस्त कार्यक्रम में, न केवल दोपहर के भोजन के लिए, बल्कि पाँच मिनट के आराम के लिए भी समय निकालना मुश्किल हो सकता है। आपातकालीन मोड में काम करने से न केवल शारीरिक थकान होती है। मनोवैज्ञानिक परेशानी का निर्माण होता है, जो अवसाद का कारण बन सकता है। इसीलिए अति-प्रयासों के बिना कर्तव्यों को पूरा करने के प्रबंधन के लिए कार्य दिवस को सक्षम रूप से व्यवस्थित करना आवश्यक है।
समय प्रबंधन मैट्रिक्स - इसका निर्माण कैसे करें
काम के समय को अनुकूलित करने का सबसे लोकप्रिय साधन आइजनहावर मैट्रिक्स है। यह पहली चीज है जिसे समय प्रबंधन प्रशिक्षण में बनाना सिखाया जाता है। एक साधारण चार-कोशिका तालिका में, कार्यों को प्राथमिकता से विभाजित करके लिखा जाता है। ऊपरी बाएँ वर्ग में - अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण। इसमें तीव्र संकट कार्य क्षणों, तत्काल कार्यों, परियोजनाओं का समाधान शामिल है जिनकी समय सीमा निकट आ रही है। ऊपरी दाएं में - महत्वपूर्ण, लेकिन इतना जरूरी नहीं। यह नई परियोजनाओं की योजना बना रहा है, पूर्ण की प्रभावशीलता का मूल्यांकन, वर्तमान रोजमर्रा के कार्य, गतिविधि के नए क्षेत्रों की पहचान करना। निचला बायां सेल - ऐसे कार्य जो कम महत्वपूर्ण हैं, लेकिन अत्यावश्यक हैं। इसमें टेलीफोन पर बातचीत, कुछ बैठकें, अत्यावश्यक सामग्री पर विचार, सामाजिक गतिविधियाँ शामिल हैं। और अंतिम, निचला दायां सेल - महत्वपूर्ण नहीं और जरूरी नहीं। यह रूटीन काम है, कुछ कॉल्स, एंटरटेनमेंट।
सबसे प्रभावी कार्य दिवस वह माना जाता है जिसमें ऊपरी दायां वर्ग अधिकतम से भरा होता है - ऐसे मामलों के साथ जो महत्वपूर्ण हैं, लेकिन अत्यावश्यक नहीं हैं। इसका मतलब है कि सभी सौंपे गए कार्यों को पूरा करने का समय है, सब कुछ योजना के अनुसार चल रहा है, कोई आपात स्थिति नहीं है। यदि ऊपरी बायां वर्ग भरा हुआ है, तो इसका मतलब है कि कई कार्य "बाद के लिए" स्थगित कर दिए गए हैं, और अब आपको जरूरी और बहुत महत्वपूर्ण मामलों के संचित ढेर को साफ करना होगा। साथ ही चीजें जमा हो रही हैं जो महत्वपूर्ण हैं, लेकिन जरूरी नहीं हैं, जिन्हें करने की भी जरूरत है, लेकिन इसके लिए समय नहीं है। और आपातकाल के पूरा होने के बाद, अगले एक का गठन इस तथ्य के कारण होता है कि पूर्व अत्यावश्यक मामले बहुत पहले ही उनके कार्यान्वयन की समय सीमा के करीब पहुंच गए थे।
घटनाओं के इस तरह के विकास को रोकने के लिए, आइजनहावर मैट्रिक्स को नियमित आधार पर संकलित करना आवश्यक है, न कि केवल एक कार्य दिवस पर। सबसे प्रभावी प्रबंधक ऐसा कई बार करते हैं। महीने के अंत में - अगला, मुख्य कार्यों को कोशिकाओं को वितरित करना। सप्ताह के अंत में - अगला वाला, वर्तमान कार्य को वर्गों में बिखेरना और समायोजन करना। और कार्य दिवस की समाप्ति से पहले - अगला, प्राथमिक मामलों की एक योजना तैयार करना। जिम्मेदारियों के इस तरह के वितरण में पांच से दस मिनट लगेंगे, और आपको अपने दिमाग को इस बात पर नहीं रखने देगा कि कौन सी चीजें पहले करें और कौन सी - बाद में।
लगातार क्रंच - क्या करना है?
यदि चीजें ढेर हो जाती हैं और जमा हो जाती हैं, और कार्यकर्ता के आठ घंटे सभी कर्तव्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त नहीं हैं, तो यह अधिकार सौंपने पर विचार करने योग्य है। शायद बहुत सारे कार्य निर्धारित किए गए हैं जिन्हें एक कर्मचारी द्वारा निपटाया नहीं जा सकता है। यह स्थिति प्रबंधन को स्पष्ट करने योग्य है। ऐसा करने के लिए, आपको उप-मदों के साथ एक टू-डू सूची बनाने की आवश्यकता है - कार्य को पूरा करने के लिए आपको क्या करना है। बेहतर अभी तक, बिताए गए समय को शेड्यूल करें। यह स्पष्ट रूप से बॉस को दिखाएगा कि एक व्यक्ति के लिए काम की पूरी मात्रा का सामना करना अवास्तविक है। इस मामले में, कार्यों का हिस्सा प्रबंधक से हटाया जा सकता है और दूसरे कर्मचारी को स्थानांतरित किया जा सकता है।
