कई उद्यमों की गतिविधियाँ माल की आपूर्ति, कच्चे माल और घटकों की खरीद के लिए अनुबंधों के समापन से जुड़ी हैं। प्रत्येक कंपनी कर्मचारियों के साथ अनुबंध समाप्त करती है। दस्तावेज़ीकरण को उपयोग में आसान बनाने के लिए, विभिन्न प्रकार की लेखा पत्रिकाओं को बनाए रखने की प्रथा व्यापक है। ऐसी पत्रिका में, रिकॉर्ड करना सुविधाजनक होता है, उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत दस्तावेजों के आंदोलन की कालक्रम और अनुबंधों का विवरण।
ज़रूरी
- - अनुबंधों के लेखांकन की एक पत्रिका;
- - ठेके।
निर्देश
चरण 1
अनुबंधों का रिकॉर्ड रखने के लिए एक प्रपत्र विकसित करें। यह उद्यम की बारीकियों को प्रतिबिंबित करना चाहिए और उपयोग में आसान होना चाहिए। एक बड़े उद्यम में, आप एक विशेष आदेश द्वारा पत्रिका के इस तरह के रूप को मंजूरी दे सकते हैं, इसे दस्तावेज़ीकरण भरने के लिए सिफारिशों के साथ पूरक कर सकते हैं।
चरण 2
पत्रिका का शीर्षक पृष्ठ डिजाइन करें। यहां दस्तावेज़ का नाम दर्ज करें। कंपनी का नाम और सभी आवश्यक विवरण दर्शाएं। लॉगिंग के लिए प्रारंभ तिथि दर्ज करें। एक बड़ी कंपनी में, प्रत्येक संरचनात्मक इकाई के लिए एक अलग अनुबंध लॉग रखने की सलाह दी जाती है। पत्रिका के पन्नों को क्रमांकित करें, यदि आवश्यक हो तो इसे स्टेपल करें और संगठन की मुहर लगाएं।
चरण 3
पत्रिका के कार्य पृष्ठों को कई स्तंभों में विभाजित करें, जिनकी संख्या आपकी आवश्यकताओं और अनुबंधों की बारीकियों से निर्धारित होगी। दस्तावेज़ की क्रम संख्या, अनुबंध की तिथि और उसकी समाप्ति के लिए कॉलम प्रदान करें। एक अलग कॉलम में अनुबंध के विषय का संक्षिप्त संकेत होगा। जर्नल में संविदात्मक दायित्वों की पूर्ति के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को भी शामिल करें।
चरण 4
यदि आपको लगता है कि पत्रिका का इलेक्ट्रॉनिक रूप अधिक सुविधाजनक होगा, तो अनुबंधों को रिकॉर्ड करने के लिए अपना स्वयं का सॉफ़्टवेयर उत्पाद विकसित करें या किसी विशेष संगठन से इस कार्य का आदेश दें। कुछ मामलों में, आप इस उद्देश्य के लिए Microsoft Excel स्प्रेडशीट प्रोग्राम का उपयोग कर सकते हैं।
चरण 5
एक अधिकारी को नामित करें जो पत्रिका रखने के लिए जिम्मेदार होगा। आमतौर पर, यह व्यक्ति उद्यम के कार्मिक विभाग का कर्मचारी या कानूनी विभाग का कर्मचारी होता है।
चरण 6
अनुबंधों का रिकॉर्ड व्यवस्थित रूप से रखने का नियम बनाएं, इसमें दस्तावेज़ीकरण को निरंतर तरीके से प्रतिबिंबित करें, न कि हर मामले में। यह उद्यम के प्रबंधन को कंपनी में होने वाली प्रक्रियाओं की पूरी तस्वीर रखने की अनुमति देगा और दस्तावेज़ीकरण के घने प्रवाह में जल्दी से नेविगेट करने का अवसर प्रदान करेगा।
