समय प्रबंधन टू-डू सूचियों को प्राथमिकता देकर स्व-संगठन का नियम है। स्व-संगठन के विभिन्न तरीके हैं, और वे इस पर निर्भर करते हैं कि आप कौन हैं: एक नेता, एक कलाकार, या एक "मध्य-स्तर" प्रबंधक। यह लेख अधिकारियों के लिए समय प्रबंधन पर केंद्रित होगा।
एक नेता, फ्रीलांसर, स्वरोजगार उद्यमी, स्वतंत्र रूप से निर्णय लेता है और उनके लिए व्यक्तिगत जिम्मेदारी वहन करता है, इसलिए उसके लिए प्राथमिकताएं निर्धारित करना, लक्ष्य निर्धारित करना और उसे सौंपने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है जिसे उसकी व्यक्तिगत भागीदारी की आवश्यकता नहीं है।
एक प्रबंधक के लिए समय प्रबंधन तकनीक:
सिस्टम एबीसी
टू-डू सूची संकलन को प्राथमिकता दी। प्राथमिकता ए मामले अति महत्वपूर्ण हैं। प्राथमिकता "बी" मामले सिर्फ महत्वपूर्ण हैं, और फिर "सी" महत्वपूर्ण मामले नहीं हैं। सूची से सभी कार्य प्राथमिकता के क्रम में किए जाते हैं और आप अगले समूह में तब तक नहीं जा सकते जब तक कि आप पिछले वाले के कार्यों को पूरा नहीं कर लेते। दिन के अंत में या अगले दिन इस टू-डू सूची के साथ, यह विश्लेषण करना आसान है कि सबसे महत्वपूर्ण काम करने में कितना समय लगा और बाकी पर कितना समय बर्बाद हुआ। एबीसी सिस्टम दिन-प्रतिदिन की योजना के लिए बहुत अच्छा है।
आइजनहावर मैट्रिक्स।
इस मैट्रिक्स का सार यह है कि गतिविधियों और गतिविधियों को निम्नलिखित समूहों में बांटा गया है:
- "तत्काल और महत्वपूर्ण"। उन्हें पहले करने की जरूरत है।
- "महत्वपूर्ण लेकिन जरूरी नहीं।" ये कार्य और परियोजनाएं हैं जो हमें बढ़ावा देती हैं, जिसमें हम विकसित हो सकते हैं। आपको ऐसी चीजों को व्यवस्थित रूप से करने की जरूरत है, उनमें काफी समय लगता है। किसी महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक मामले से विचलित होना केवल एक जरूरी और महत्वपूर्ण मामले के लिए संभव है (1)।
- "तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं।" यही वह सब है जो हमें महत्वपूर्ण मामलों से विचलित करता है। ऐसे मामलों से हमें कोई लाभ नहीं होता है, उनके कार्यान्वयन को यथासंभव प्रत्यायोजित किया जाना चाहिए।
- "तत्काल और महत्वहीन नहीं।" जब तक वे "अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण" या "महत्वपूर्ण लेकिन अत्यावश्यक नहीं" न हो जाएं, तब तक ऐसी चीजों को न करना सबसे अच्छा है।
आइजनहावर मैट्रिक्स दिन या महीने की योजना के लिए उपयुक्त है।
सिर के समय-प्रबंधन का एक और टोटका -
बोस्टन मैट्रिक्स।
यह दो मानदंडों का उपयोग करता है:
- लाभ (क्या व्यवसाय अभी लाभदायक है?);
- परिप्रेक्ष्य (क्या मामला आशाजनक है?) इसका मतलब है कि परियोजना से तत्काल कोई लाभ नहीं है, लेकिन यह भविष्य में संभव है।
और, इन सवालों के जवाबों के आधार पर, परियोजनाओं को श्रेणियों में बांटा गया है:
- एक परियोजना जो लाभदायक और विकासशील है, वह है स्टार श्रेणी।
- एक परियोजना जिसमें भविष्य के लाभों के लिए बहुत अधिक श्रम की आवश्यकता होती है, वह है समस्या बाल श्रेणी। शायद भविष्य में "मुश्किल बच्चे" से कोई मतलब नहीं होगा, लेकिन अगर सब कुछ काम करता है, तो वह सुपर-रिजल्ट लाएगा और एक नया "स्टार" बन जाएगा।
- ऐसी परियोजनाएं जो लाभ लाती हैं, लेकिन संभावनाएं नहीं हैं - "कैश गाय"।
- परियोजनाएं - "कुत्ते"। ये परियोजनाएं बहुत प्रयास करती हैं, लेकिन विकास के विकल्प नहीं हैं और लाभ नहीं लाते हैं।
बोस्टन मैट्रिक्स के सिद्धांत के बाद, परियोजनाओं पर मुख्य ध्यान दिया जाना चाहिए - "सितारे", "कुत्तों" से हम पूरी तरह से मना कर देते हैं। यदि "मुश्किल बच्चा" "कुत्ता" बन जाता है, तो उसे भी छोड़ देना चाहिए। नकद गाय परियोजनाओं को उतना ही ध्यान दिया जाता है जितना उन्हें चाहिए, लेकिन अधिक नहीं। नकद गायें भी कुत्ते बन सकती हैं और उनके अनुसार व्यवहार कर सकती हैं।
