एक आधिकारिक स्वागत फर्मों के प्रतिनिधि अभ्यास में व्यावसायिक बैठकों के सबसे लोकप्रिय स्वरूपों में से एक है। मेहमानों का एक सुव्यवस्थित स्वागत नए स्थापित करने और भागीदारों के साथ पुराने व्यापारिक संबंधों का विस्तार करने, कंपनी के लिए महत्वपूर्ण जानकारी प्राप्त करने, अपनी प्रतिष्ठा को मजबूत करने, छवि में नए "रंग" जोड़ने का एक शानदार अवसर है।
निर्देश
चरण 1
स्वागत के कारण बहुत भिन्न हो सकते हैं: छुट्टियां, महत्वपूर्ण घटनाओं की वर्षगांठ, एक सम्मानित अतिथि की यात्रा (या उसे विदा करना), एक भागीदार कंपनी के एक प्रतिनिधिमंडल का आगमन (या प्रस्थान), एक प्रदर्शनी का उद्घाटन, एक "भाग्यशाली" पर हस्ताक्षर करना "अनुबंध या समझौता, सूचनात्मक अवसर जिसमें प्रेस के प्रतिनिधियों के साथ समर्थन संपर्क की आवश्यकता होती है। यह संगठन का सिर्फ एक नियमित आयोजन हो सकता है - बिना किसी आयोजन के।
चरण 2
प्रवेश तैयारी योजना में शामिल हैं:
• प्रवेश के फॉर्म (प्रकार) का चयन, • अतिथि सूची तैयार करना, • आमंत्रणों का वितरण, • टेबल पर बैठने की योजना, टेबल सेटिंग, एक मेनू तैयार करना ("भोजन" के आयोजन के मामले में - नाश्ता, दोपहर का भोजन, रात का खाना)। सामग्री घटक तैयार करना सबसे पहले है: विचारों के आदान-प्रदान के लिए एक विषय की योजना बनाना और बैठक के कार्यकर्ताओं के भाषणों-टिप्पणियों का कुशलता से "निर्माण", जो स्वागत के दौरान प्रस्तुतकर्ता (ओं) द्वारा समन्वित होता है। उनका लक्ष्य सभी आमंत्रित लोगों के लिए कार्यक्रम को उत्पादक और रोचक बनाना है।
चरण 3
तकनीकों को आमतौर पर उप-विभाजित किया जाता है:
• दिन और शाम;
• बैठने के साथ (अर्थात मेहमानों को पहले से आवंटित सीटों के साथ) और बिना बैठने के;
• औपचारिक (औपचारिक) और अनौपचारिक (अनौपचारिक)।
चरण 4
दोपहर की नियुक्तियाँ दोपहर में छोटी नियुक्तियाँ हैं। इस तरह के स्वागत के लिए नाम दृढ़ता से तय किए गए थे: "शैम्पेन का गिलास", "शराब का गिलास", "नाश्ता"।
पहले दो प्रारूप सबसे सरल हैं। टेबल पर सीटों की योजना नहीं है (पेय, स्नैक्स वेटर्स द्वारा खड़े मेहमानों को दिए जाते हैं - एक नियम के रूप में, 12.00 से 13.00 तक)।
"नाश्ता" डेढ़ घंटे से दो तक रहता है (आमतौर पर 12.00 से 15.00 के अंतराल में)। ड्रेस कोड - आकस्मिक (जब तक कि निमंत्रण में अन्यथा निर्दिष्ट न हो)।
चरण 5
शाम के स्वागत अधिक गंभीर हैं। ये "चाय", "कॉकटेल", "बुफे", "दोपहर का भोजन", "दोपहर का भोजन-बुफे", "चाय", "रात का खाना" हैं।
"चाय" - स्वागत १६.०० से १८.०० बजे के बीच। यह पारंपरिक रूप से 1-1.5 घंटे तक चलने वाली महिलाओं की बैठक है। कन्फेक्शनरी और बेकरी उत्पाद, फल, जूस, पानी, मिठाई और सूखी वाइन मेज पर परोसी जाती हैं (स्नैक्स दुर्लभ हैं)।
"कॉकटेल" और "बुफे" (खड़े होकर आयोजित) - 17.00 से 20.00 बजे के बीच बैठक। 2 घंटे तक रहता है। मेनू में ठंडे स्नैक्स, पेस्ट्री, फल (कभी-कभी गर्म स्नैक्स) शामिल हैं। शराब को टेबल पर प्रदर्शित किया जाता है या वेटरों द्वारा गिलास में परोसा जाता है। ड्रेस कोड - जैसा कि निमंत्रण में दर्शाया गया है: या तो एक आकस्मिक सूट या एक टक्सीडो।
"दोपहर का भोजन" 20.00 से 21.00 बजे तक आयोजित किया जाता है, 2-2.5 घंटे तक रहता है। उनके व्यंजन: ठंडे ऐपेटाइज़र, सूप, गर्म (मांस और मछली), मिठाई, मादक पेय (प्रत्येक व्यंजन का अपना है)। रात के खाने के बाद (एक घंटे तक चलने वाला), मेहमानों को बैठक में आमंत्रित किया जाता है, जहां उन्हें चाय या कॉफी परोसी जाती है।
"रात्रिभोज" नवीनतम स्वागत है। 21.00 या बाद में शुरू होता है। इसका मेन्यू डिनर मेन्यू जैसा ही है। साथ ही कपड़ों का रूप - एक गहरा सूट, पुरुषों के लिए एक टक्सीडो या टेलकोट और महिलाओं के लिए एक शाम की पोशाक।
"दोपहर का भोजन-बुफे" - एक कम औपचारिक स्वागत (आमतौर पर एक फिल्म शो या एक संगीत कार्यक्रम के बाद आयोजित)। ऐपेटाइज़र वाली टेबल बुफे टेबल की तरह परोसी जाती हैं। 4-6 लोगों के लिए टेबल पर बैठना नि:शुल्क है।
चरण 6
रिसेप्शन का आयोजन करते समय, सब कुछ के बारे में सबसे छोटे विवरण के बारे में सोचें। सुनिश्चित करें कि कमरे का आकार मेहमानों की संख्या से मेल खाता है। जहां तक मेनू का संबंध है, इसमें मेहमानों के स्वाद, राष्ट्रीय और धार्मिक परंपराओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए (दुबले और शाकाहारी दोनों तरह के व्यंजन बनाने में सावधानी बरतें)।
