कार्यालय का काम किसी भी उद्यम की गतिविधियों का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जो आपको सभी प्रशासनिक और व्यावसायिक दस्तावेजों का रिकॉर्ड रखने की अनुमति देता है। एक कर्मचारी या एक पूरी इकाई, जिसके कार्यों में कार्यालय का काम शामिल है, हर उद्यम में मौजूद है, चाहे उसका स्वामित्व कुछ भी हो। सक्षम रूप से वितरित कार्यालय का काम पूरे उद्यम के अच्छी तरह से समन्वित कार्य की गारंटी है और व्यापार और बाजार की स्थितियों में बदलाव के लिए इसकी त्वरित प्रतिक्रिया है।
कार्यालय का काम किस लिए है?
जल्दी या बाद में, गतिविधियों की शुरुआत के बाद, किसी भी उद्यम को दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, जो बुनियादी प्रबंधन उपकरण हैं, क्योंकि यह उनकी मदद से है कि दिशानिर्देशों का हस्तांतरण किया जाता है, और प्रबंधन निर्णयों का संचार किया जाता है एक विशिष्ट कलाकार के लिए। उद्यम में कार्यालय के काम की प्रणाली को प्रलेखन के मानकीकरण और एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ काम को सुविधाजनक बनाने के लिए इसके लेखांकन और भंडारण को व्यवस्थित करें। कार्यालय कार्य प्रणाली के कार्यों में शामिल हैं:
- वर्कफ़्लो का सक्षम संगठन, न्यूनतम समय की खपत के साथ कम से कम पथ पर दस्तावेज़ों के त्वरित हस्तांतरण को सुनिश्चित करना, आपको किसी भी दस्तावेज़ के पारित होने और नियत समय में उसके निष्पादन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है;
- सभी आवक, जावक और आंतरिक प्रलेखन के पंजीकरण और लेखांकन के लिए एक स्वचालित प्रणाली;
- दस्तावेजों का संग्रह, जो उन्हें औपचारिक मानदंडों के अनुसार व्यवस्थित करने और उन्हें मामलों में बनाने की अनुमति देता है;
- मामलों के नामकरण का निर्माण - केस हेडर की सूचियों के अनुसार कोड की एक प्रणाली, उनके व्यवस्थितकरण की सुविधा और विधायी या उद्योग नियमों द्वारा स्थापित अभिलेखागार की भंडारण अवधि निर्धारित करना।
यदि उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह के साथ काम के इन सभी कार्यों को लागू किया जाता है, तो हम कह सकते हैं कि कार्यालय कार्य प्रणाली डीबग की गई है और आवश्यकतानुसार काम करती है।
संगठनात्मक और कानूनी पहलू
उद्यम के विवरण वाले किसी भी दस्तावेज को एक व्यावसायिक पत्र माना जाता है और इसलिए, इसके लिए कानूनी परिणाम निर्धारित किए जाते हैं, अर्थात। उत्पन्न होने वाले संघर्षों और अंतर्विरोधों को हल करते समय यह दस्तावेज़ पहले से ही अदालत में प्रस्तुत किया जा सकता है। इसलिए, कार्यालय के काम का संचालन नियामक दस्तावेजों के आधार पर किया जाना चाहिए - विशेष रूप से विकसित निर्देश, कानूनी सेवा द्वारा सत्यापित और उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित। यह निर्देश न केवल एक मैनुअल है, बल्कि एक दस्तावेज भी है जो निष्पादन के लिए अनिवार्य है, इसलिए सभी इच्छुक व्यक्तियों को हस्ताक्षर के खिलाफ इससे परिचित होना चाहिए।
दस्तावेजों के रूप, जिसके अनुसार उद्यम अपनी गतिविधियों को अंजाम देता है, को मानकीकृत किया जाना चाहिए। विवरणों की संरचना जिसे प्रपत्रों पर इंगित किया जाना चाहिए, वह GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" के अनुसार निर्धारित की जाती है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ”। वही मानक व्यवसाय और प्रशासनिक प्रलेखन के डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को भी स्थापित करता है।
