दस्तावेजों, सामानों और अन्य भौतिक मूल्यों की संख्या के प्रेषण की पुष्टि करने के लिए साथ-साथ दस्तावेज तैयार किए जाते हैं। साथ ही, माल की ढुलाई से संबंधित दस्तावेजों में अन्य जानकारी हो सकती है।
प्रसारण पत्र
प्रेषित आधिकारिक दस्तावेज लगभग हमेशा एक कवर लेटर के साथ होते हैं। इसमें प्रेषक का विवरण, पता करने वाला, दस्तावेजों का विवरण और भेजी जाने वाली सामग्री शामिल है। यह भी नोट करने की सलाह दी जाती है कि भेजे गए दस्तावेज़ में कितनी शीट हैं। कवर पत्र दो शीटों पर एक अलग दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जाता है, जिनमें से एक प्रेषक के पास रहता है। संगठनों में, आउटगोइंग नंबर और तारीख को कवर लेटर पर मुहर लगाई जाती है। यह सुनिश्चित करने के लिए ये उपाय आवश्यक हैं कि सभी दस्तावेज प्राप्तकर्ता द्वारा पूरी सुरक्षा में प्राप्त किए जाएं। यह एक निश्चित सीमा तक प्रेषक का बीमा भी है।
माल की ढुलाई के लिए साथ-साथ दस्तावेज
परिवहन करते समय, शिपिंग दस्तावेज साथ के दस्तावेजों के साथ-साथ परिवहन के लिखित अनुबंध के रूप में कार्य करते हैं। उन्हें रेल द्वारा परिवहन के लिए रेलवे वेसबिल, हवाई परिवहन के लिए एक वेबिल, सड़क परिवहन के लिए एक वेबिल और समुद्री परिवहन के लिए एक बिल के रूप में प्रस्तुत किया जाता है।
कार्गो के बारे में आवश्यक जानकारी (उसका नाम, मात्रा, वजन निर्धारित करने की विधि, आदि), कंसाइनर, कंसाइनी, परिवहन की दूरी और उसके मूल्य को वेसबिल में दर्ज किया जाता है। यह परिवहन का मुख्य दस्तावेज है और कंसाइनर, कैरियर और कंसाइनी के बीच संबंध को निर्धारित करता है।
लदान का बिल भी एक सुरक्षा है जो उसके धारक के अधिकार की पुष्टि करता है कि वह लदान के बिल में निर्दिष्ट कार्गो का निपटान करता है और उसके परिवहन के बाद कार्गो प्राप्त करता है। शिपिंग दस्तावेज़ के आधार पर, वाहक लदान का एक बिल तैयार करता है, जिसमें कंसाइनर प्रेषक और प्राप्तकर्ता का नाम, शिप किए गए कार्गो के बारे में आवश्यक जानकारी, परिवहन की मात्रा (माल) को इंगित करता है। जानकारी की अशुद्धि और इससे जुड़े सभी परिणामों के लिए, मालवाहक के लिए मालवाहक जिम्मेदार होता है।
लदान का बिल परिवहन के लिए माल की स्वीकृति की पुष्टि करता है और पूरे मार्ग में उनका साथ देता है। इसके अलावा, यह, माल के साथ, वाहक द्वारा प्राप्तकर्ता को हस्तांतरित किया जाता है।
रेल को छोड़कर सभी प्रकार के परिवहन में लदान का बिल तीन या अधिक प्रतियों में तैयार किया जाता है ताकि विवादों के मामले में प्रत्येक पक्ष के पास बिल ऑफ लैडिंग की एक प्रति हो।
कार्गो के कंसाइनर को बिल ऑफ लैडिंग के अलावा, सैनिटरी, सीमा शुल्क, संगरोध और अन्य नियमों के लिए आवश्यक सभी दस्तावेज भी वाहक प्रदान करने होंगे।
