किसी दस्तावेज़ पर मुहर की उपस्थिति उसके महत्व, प्रामाणिकता और आधिकारिक स्थिति को इंगित करती है। हालांकि, उद्यमों की गतिविधियों के दौरान, समय-समय पर सवाल उठता है कि कहां और किस तरह की मुहर लगाई जानी चाहिए।
सबसे पहले, मुहर लगाने के नियम इसके प्रकार और सहायक उपकरण पर निर्भर करते हैं। इस प्रकार, दो सिर वाले ईगल की छवि के साथ आधिकारिक मुहर राज्य संस्थानों के दस्तावेजों पर लगाई जाती है। वाणिज्यिक संगठन और व्यक्तिगत उद्यमी एक मानक राउंड स्टैम्प के साथ दस्तावेजों को प्रमाणित करते हैं जिसमें नाम (अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक), पंजीकरण डेटा और यदि वांछित हो, तो कंपनी का लोगो दस्तावेज, अनुबंधों का निष्कर्ष, भुगतान आदेश और चेक का निष्पादन, आधिकारिक पत्र, पावर ऑफ अटॉर्नी, आदि, आप अतिरिक्त बना सकते हैं: पूछताछ के लिए, वित्तीय दस्तावेज, मानव संसाधन विभाग। उसी समय, उनके उद्देश्य को छाप पर इंगित किया जाना चाहिए। मुख्य मुहर पहले व्यक्तियों - निदेशकों और उनके कर्तव्यों, और अतिरिक्त - संबंधित सेवाओं (लेखा, कार्मिक विभाग, आदि) के कर्मचारियों के हस्ताक्षर प्रमाणित करती है। छाप इस तरह से चिपकाई जानी चाहिए कि यह उस व्यक्ति की स्थिति के शीर्षक को आंशिक रूप से पकड़ लेती है जिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं, और हस्ताक्षर और मुहर विवरण स्पष्ट रूप से दिखाई दे रहे हैं। 23 मई, 1988 को USSR Glavarchive के आदेश द्वारा अनुमोदित प्रबंधन के लिए प्रलेखन समर्थन की राज्य प्रणाली (GSDOU), उन दस्तावेजों की एक सूची प्रदान करती है जिन पर मुख्य या आधिकारिक मुहर लगाई जाती है। कोई नया संस्करण नहीं है, लेकिन जैसा कि वर्तमान क्षण में लागू होता है, यह इस तरह दिखता है: - कार्य करता है; - अटॉर्नी की शक्तियां; - अनुबंध; - निष्कर्ष, समीक्षा; - आवेदन (साख पत्र के लिए; स्वीकृति, दावों, आदि से इनकार करने पर); - यात्रा प्रमाण पत्र; - मुहरों और हस्ताक्षरों के छापों के नमूने; - पत्र; - मुद्रा के हस्तांतरण के लिए भुगतान आदेश, अनुरोध, चेक, आदि; - संगठन पर नियम; - रजिस्टर; - लागत अनुमान; - समझौते; - प्रमाण पत्र (अभिलेखीय, सीमा, बीमा राशि के भुगतान पर, आदि); - विनिर्देश; - शीर्षक सूची; - प्रमाण पत्र; - संगठनों के चार्टर; - स्टाफिंग टेबल। मुहरों का उपयोग करते समय संभावित गलतफहमी को बाहर करने के लिए, उद्यमों के लिए यह सलाह दी जाती है कि वे स्वयं दस्तावेजों की सूची निर्धारित करें, साथ ही साथ व्यक्तियों की सूची और हस्ताक्षर के नमूने जिन्हें प्रमाणीकरण मुहर की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, अपेक्षित "एम.पी." के साथ दस्तावेजों के एकीकृत रूप हैं। - छपाई का स्थान। ऐसे मामलों में, आमतौर पर कोई सवाल नहीं होता है कि मुहर कहाँ लगाई जाए, लेकिन एक सामान्य नियम का पालन किया जाना चाहिए: प्रिंट स्पष्ट और सुपाठ्य होना चाहिए।
