ग्राहक को एक पत्र लिखा जाता है यदि आपके संगठन द्वारा उसके लिए दायित्वों को पूरा करना असंभव है, यदि उसने वितरित माल के लिए धन हस्तांतरित नहीं किया है और यदि उसे नई सीमा के बारे में सूचित करने की आवश्यकता है।
अनुदेश
चरण 1
ग्राहक के संगठन का प्रतिनिधित्व करने वाले किसी व्यक्ति से पूछकर अपना पत्र शुरू करें। पत्र के इस भाग में "प्रिय इवान एंड्रीविच", "मिस्टर रेमीज़ोव" जैसी विनम्रता के ऐसे भाव उपयुक्त हैं। यदि क्लाइंट कंपनी के पास कोई विशिष्ट व्यक्ति नहीं है जिसके साथ संबंध स्थापित किए गए हैं, तो "प्रिय महोदय" से संपर्क करें।
चरण दो
अपने संगठन के नाम के साथ अपना परिचय दें। मानक वाक्यांशों का प्रयोग करें, उदाहरण के लिए, "MontazhSpetsStroy LLC आपके प्रति हमारे सम्मान को व्यक्त करना चाहता है और आपके संगठन की समृद्धि की कामना करता है।" यह आपको अपने ग्राहक को उन्मुख करने की अनुमति देगा, मुख्य पाठ को पढ़कर, वह इस बारे में पहेली नहीं करेगा कि पत्र का पता कौन है।
चरण 3
पत्र का कारण तैयार करें। लेखन का रूप और संदेश की सामग्री इस पर निर्भर करती है। किसी ग्राहक को पत्र लिखने का सबसे आम कारण वितरित किए गए सामान या प्रदान की गई सेवाओं के लिए भुगतान न करना है। इस मामले में, समझौते के प्रासंगिक खंड को देखें, यह इंगित करें कि ग्राहक एक विशिष्ट समय सीमा के भीतर चालान का भुगतान करने के लिए जिम्मेदार है। यदि इस विषय पर यह आपका पहला पत्र नहीं है, तो आपूर्ति समझौते के खंड X में निर्धारित दायित्वों को पूरा करने में विफलता के लिए ग्राहक की जिम्मेदारी के लिए अपील करें। कृपया ध्यान दें कि बिलों का भुगतान न करने की स्थिति में आपको न्यायालय जाना होगा।
चरण 4
ग्राहक से माफी मांगें यदि पत्र लिखने का कारण अनुबंध में निर्दिष्ट शर्तों के भीतर उसे माल पहुंचाने में असमर्थता थी। उन कारणों को समझाने की कोशिश न करें कि आप डिलीवरी का समय क्यों चूक रहे हैं, ग्राहक को इसमें कोई दिलचस्पी नहीं है, बेहतर होगा कि आप उसे सूचित करें कि आपका संगठन अनुबंध के तहत अपने दायित्वों को कब तक पूरा कर पाएगा। पत्र के अंत में, "आपकी समझ के लिए धन्यवाद", "हम आगे सहयोग की आशा करते हैं" वाक्यांशों का उपयोग करें।
चरण 5
अपनी कंपनी द्वारा पेश की गई नई उत्पाद लाइन के बारे में ग्राहक को सूचित करें, यदि आपके साथी को बदले हुए वर्गीकरण के बारे में जानकारी नहीं है। इस तरह के एक पत्र में, यह इंगित करना वांछनीय है कि नियमित ग्राहक के रूप में नए आपूर्ति अनुबंध तैयार करते समय ग्राहक को क्या छूट मिलेगी।
चरण 6
पत्र के अंत में सदस्यता लें। अपनी संपर्क जानकारी छोड़ दें ताकि ग्राहक को पता चले कि आपके संगठन से कैसे संपर्क किया जाए। संगठन और इसका प्रतिनिधित्व करने वाले व्यक्ति के लिए शुभकामनाएं।
