सार्वजनिक गैर-वित्तीय रिपोर्ट तैयार करना सामाजिक रूप से उन्मुख रूसी व्यापार में एक अपेक्षाकृत नई प्रवृत्ति है। कंपनी की सार्वजनिक रिपोर्ट का आंतरिक रिपोर्टिंग प्रणाली से कोई लेना-देना नहीं है और यह लेखांकन विश्लेषण से मौलिक रूप से अलग है, इसलिए दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया की अपनी आवश्यक विशेषताएं हैं।
व्यापार सूचना पारदर्शिता
पश्चिम से घरेलू व्यापार में सार्वजनिक रिपोर्टें आईं, जहां दशकों से उन्हें संगठनों की गतिविधियों में सूचना पारदर्शिता बनाने के लिए एक तंत्र के रूप में उपयोग किया जाता था। संयुक्त राज्य अमेरिका और यूरोप में, एक नियम के रूप में, सभी बड़ी कंपनियां सालाना सतत विकास रिपोर्ट प्रकाशित करती हैं, जिसमें वे अपने काम के सामाजिक घटक और पर्यावरण की रक्षा के उपायों के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं।
अक्सर, ऐसी रिपोर्टें बड़े बाजार खंड के गैर-खनन, औद्योगिक और विनिर्माण उद्यमों द्वारा तैयार की जाती हैं। दस्तावेजों में, वे, वार्षिक उत्पादन संस्करणों के साथ, नोट करते हैं कि उन्होंने समाज को क्या लाभ पहुंचाया है। इस प्रकार, सार्वजनिक रिपोर्टों में मुख्य रूप से संगठन की धर्मार्थ गतिविधियों के परिणाम, पर्यावरण कानून का अनुपालन, नागरिक समाज के विकास में भागीदारी और सामाजिक पहल के लिए समर्थन शामिल हैं।
हाल के वर्षों की प्रवृत्ति सार्वजनिक रिपोर्ट तैयार करने में मध्यम और यहां तक कि छोटे व्यवसायों से रुचि में वृद्धि का संकेत देती है, जो कॉर्पोरेट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए इस तंत्र की उपयोगिता को इंगित करती है। छोटे बाजार सहभागियों ने एक समझ विकसित की है कि खेल क्लबों के लिए प्रायोजन और एक कला विद्यालय के संरक्षण पर जानकारी, यहां तक कि कम वित्तीय लागत के साथ, निश्चित रूप से सार्वजनिक होनी चाहिए।
सार्वजनिक रिपोर्टों के मुख्य अभिभाषक हैं:
- जनता की एक विस्तृत श्रृंखला - सेवाओं और वस्तुओं के उपभोक्ता, उस क्षेत्र की जनसंख्या जहां कंपनी संचालित होती है;
- व्यापार भागीदार - कंपनी के संस्थापक, बोर्ड के सदस्य, ग्राहक सेवा प्रतिनिधि, ठेकेदार और यहां तक कि प्रतिस्पर्धी संगठन;
- संचार मीडिया;
- कंपनी के कर्मचारी।
एक सार्वजनिक रिपोर्ट हितधारकों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए अनुकूलित एक दस्तावेज है, जो लेखन शैली, ग्राफिक डिजाइन और प्रस्तुत करने के लिए जानकारी की पसंद को प्रभावित करता है।
जानकारी का विकल्प
सार्वजनिक रिपोर्टिंग के लिए जानकारी का संग्रह जारी है। सबसे अच्छा विकल्प यह है कि इस काम को करने के लिए एक अलग स्टाफ यूनिट आवंटित की जाए। एक कर्मचारी के कर्तव्यों में, इस मामले में, सत्यापित मानदंडों के अनुसार उद्यम के सभी संरचनात्मक प्रभागों से जानकारी का व्यवस्थित संग्रह शामिल होना चाहिए।
इस तरह के सूचना ब्लॉक में सामाजिक परियोजनाओं के कार्यान्वयन पर सभी जानकारी शामिल होनी चाहिए, अर्थात्: सरकारी अधिकारियों, उपभोक्ताओं के साथ बैठकें, नागरिकों की अपील पर काम, धर्मार्थ कार्यक्रम आदि।
जैसा कि अक्सर रिपोर्ट तैयार करने के लिए कार्यप्रणाली सामग्री में उल्लेख किया गया है, जानकारी एकत्र करने की प्रक्रिया ही कंपनियों को धर्मार्थ समर्थन बढ़ाने, नई सामाजिक परियोजनाएं बनाने, अनुदान की घोषणा करने आदि की आवश्यकता पर जोर देती है।
बड़े उद्यम, एक नियम के रूप में, सार्वजनिक रिपोर्ट तैयार करने के लिए अपने स्वयं के "व्यंजनों" का आविष्कार नहीं करते हैं, लेकिन GOST ISO 26000 "सामाजिक जिम्मेदारी के लिए दिशानिर्देश" का उपयोग करते हैं, जो सार्वजनिक दस्तावेज़ बनाने के सभी मूलभूत लक्ष्यों को समूहित करता है।
जानकारी प्रस्तुत करना
उच्च गुणवत्ता वाली सार्वजनिक रिपोर्ट के लिए एक महत्वपूर्ण मानदंड लोगों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए धारणा की उपलब्धता है। ऐसे दस्तावेज़ लगभग किसी भी इच्छुक व्यक्ति के लिए समझने योग्य होने चाहिए, सूचना के एक विश्वसनीय स्रोत के रूप में कार्य करते हैं और स्पष्टीकरण के लिए कंपनी को अतिरिक्त अनुरोधों की आवश्यकता नहीं होती है।
अक्सर, सार्वजनिक रिपोर्टों में बड़ी संख्या में ग्राफ़, चार्ट और टेबल होते हैं, जो सूचना की प्रस्तुति को सरल बनाते हैं। फ़ोटो भी गुणवत्तापूर्ण सार्वजनिक रिपोर्ट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हैं।
अभ्यास से पता चलता है कि एक सार्वजनिक रिपोर्ट का लेआउट एक दस्तावेजी प्रस्तुति के बजाय एक ब्रोशर की ओर होना चाहिए। अक्सर, एक सार्वजनिक रिपोर्ट का एक क्षैतिज प्रारूप होता है।
दस्तावेज़ की संरचना में एक शीर्षक पृष्ठ, सामग्री, एक परिचय शामिल है, जिसे संगठन के प्रमुख द्वारा स्वागत भाषण द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है, मुख्य भाग, एक निष्कर्ष और एक शब्दावली शब्दकोश। वर्णमाला सूचकांक भी दस्तावेज़ को नेविगेट करना आसान बना देगा, लेकिन लंबाई के लिए इसे छोड़ा जा सकता है।
सार्वजनिक रिपोर्ट का वितरण
मुद्रित सार्वजनिक रिपोर्ट का उद्देश्य प्रमुख अभिभाषकों - संस्थापकों, साथ ही व्यावसायिक भागीदारों को भेजा जाना है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में, सार्वजनिक रिपोर्ट को आधिकारिक वेबसाइट पर पोस्ट किया जाता है और मीडिया के प्रतिनिधियों को भेजा जाता है।
संगठन के कर्मचारियों को सूचित करने के लिए, सार्वजनिक रिपोर्ट का एक इलेक्ट्रॉनिक संस्करण संगठन के प्रभागों को भेजा जाता है।
