अक्सर, साझेदार उद्यमों के बीच व्यावसायिक संचार उनमें से एक से दूसरे के प्रमुख को संबोधित एक व्यावसायिक पत्र से शुरू होता है। ऐसी अपील, यहां तक कि ई-मेल द्वारा भी भेजी जाती है, सहयोग के भविष्य पर निर्भर हो सकती है। इसलिए, निर्देशक को सही पत्र लिखना महत्वपूर्ण है ताकि वह उस पर ध्यान आकर्षित करे और जवाब देना चाहता हो।
अनुदेश
चरण 1
जिस फर्म से आप संपर्क करने जा रहे हैं, उसे कॉल करें। सचिव को अपना परिचय दें और प्रबंधक के अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक के साथ-साथ उसकी स्थिति का सही शीर्षक स्पष्ट करने के लिए कहें। यदि आपके पास सटीक डेटा नहीं है, तो साथ ही कंपनी का पूरा नाम, पता या ई-मेल बॉक्स का पता लगाएं।
चरण दो
GOST R 6.30-2003 के अनुसार एक नियमित पत्र लिखें और इसके लिए अपनी कंपनी के लेटरहेड और श्वेत पत्र की मानक शीट का उपयोग करें। पहली बार, निश्चित रूप से, कंपनी के निदेशक से नियमित पत्र के साथ संपर्क करना बेहतर है, न कि ई-मेल द्वारा, जहां संभावना है कि आपका संदेश "स्पैम" फ़ोल्डर में समाप्त हो जाएगा और नहीं पहुंचेगा पता करने वाला।
चरण 3
पत्र का पाठ "प्रिय महोदय (या महोदया)" पते के साथ शुरू करना सुनिश्चित करें और निर्देशक का पूरा नाम और संरक्षक इंगित करें। प्रचलन में किसी भी संक्षिप्तीकरण की अनुमति नहीं है - स्थिति का नाम और सिर के सभी रेजलिया, यदि कोई हो, पूर्ण रूप से लिखें।
चरण 4
अपने ईमेल की विषय पंक्ति में या अपने व्यावसायिक लेटरहेड पर समर्पित फ़ील्ड में, अपने संदेश का विषय लिखें। यह आपके संदेश के सार को प्रतिबिंबित करना चाहिए और उस व्यक्ति के लिए आकर्षक और आकर्षक होना चाहिए जो पत्र देखने जा रहा है। बड़ी मात्रा में पत्राचार प्राप्त करने वाले के लिए, और निर्देशक सिर्फ एक ऐसा व्यक्ति है, संदेश का शीर्षक या विषय प्रसंस्करण और छँटाई को बहुत सरल करता है। आपके पत्र के शीर्षक से, वे बाद में याद रख सकते हैं और जल्दी से इसे ढूंढ सकते हैं।
चरण 5
पत्र के मुख्य भाग की शुरुआत एक प्रशंसा परिचय के साथ करें। यह दिखाएगा कि आपकी पसंद का पता आकस्मिक नहीं है, और आप स्पष्ट रूप से जानते हैं कि आप किसे लिख रहे हैं और उद्यम क्या कर रहा है। कृपया इस कंपनी को एक ठोस और विश्वसनीय भागीदार के रूप में प्रशंसा करें, आशा व्यक्त करें कि आपके दीर्घकालिक संबंध होंगे, दोनों कंपनियों के लिए उपयोगी और फायदेमंद होंगे।
चरण 6
पत्र का सार संक्षेप में बताएं, विशिष्ट संख्याओं और लिंक के साथ अपील करें। याद रखें कि वॉल्यूम जितना छोटा होगा, पत्र के अंत तक पढ़ने की संभावना उतनी ही अधिक होगी। अनावश्यक शब्दों, सामान्य वाक्यांशों, अनावश्यक विशेषणों और परजीवी शब्दों से बचें। स्पष्ट अभिव्यक्तियों या शब्दों या वाक्यांशों का प्रयोग न करें जिन्हें निर्देश के रूप में माना जा सकता है।
